Hyland Software財務経理部門
容易に機密文書をやりとりできるシステムで時間や費用問題を解決
Hyland Softwareでは、監査人との機密文書のやりとりで時間と費用がかかるなどの課題があったが、ShareBaseの導入で、ファイル使用履歴の可視化などが可能になった。
Hyland Software（以下、ハイランド）は、財務諸表監査に参加している。監査人とやりとりする契約書や給与記録など機密文書は、紙の書類や電子ファイルなどを利用。時間と費用がかかるうえ、共同作業ができない、可視性がないなどの課題があった。しかし、ShareBaseを導入したことで、監査証跡の記録も容易になり、プロセスの効率化も図れた。
課題
ハイランドは毎年、独立した財務諸表監査に参加している。監査人が参照し、証拠文書として保持される機密文書には、契約書、給与記録、請求書などが含まれ、紙の書類で送付されるほか、CDや電子メール、電子ファイルなどの方法で提供される。これらの方法では、個別のファイルを各監査人に送る必要があり、時間と費用がかかるうえ、監査人同士が共同で作業できない、ファイルの使用履歴に対する可視性がないなどの課題があった。
解決方法
文書を一度アップロードすると、明確な監査証跡が提供されることなどを評価して、ShareBaseを導入することにした。文書が分かりやすい方法で保存・整理され、難しいトレーニングが不要なことに加え、ユーザーごとに特定の許可を与えられ、許可は単一の文書レベルで設定できること、アクションは記録され、監査証跡が作成されること、データは暗号化され、許可されたユーザー以外はデータにアクセスできないことも評価した。
効果
担当チームが適切なフォルダにドラッグ・アンド・ドロップするとファイルがアップロードされ、文書には明確な監査証跡が提供される。ユーザーは許可に基づいて文書を参照、ダウンロード、編集でき、文書の変更からアクセスの拡張まで、アクションは全て記録され文書履歴として残される。操作もシンプルで、機密保持、安全性、利便性に優れたシステムなので、監査に集中でき、プロセスの効率化にもつながっている。
事例概要
| 企業規模 | 大企業向け（1001名以上） |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 情報サービス業 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 海外 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：クラウドコンテンツ管理 「ShareBase」
掲載日：2019/02/25
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