探せない、整理できない――使いづらいファイルサーバを改善して業務効率化

要約

　ファイルサーバは従業員の間でファイルを共有したり情報を一元化したりするなど、多くのメリットがあるが、利用し続けていくと逆に業務効率低下の問題も発生する。典型的なケースが、ファイルが増え続け、どこに何を保存したのか分からなくなるという事態だ。このため、せっかく情報共有のために保存したのに、活用されずに情報が眠ってしまうことも多い。

　こうしたファイルサーバの課題は大きく2つに分かれる。1つは、欲しいファイルが“見つからない”というものだ。エクスプローラの検索ではうまく探せずに、同様のファイルを作成していたり、情報収集を最初から行ったりといった無駄が発生してしまう。2つ目の課題が“整理できない”ことだ。不要なファイルまで無差別に残されていき、これがファイルサーバの容量不足やバックアップコストの増加を招くことになる。

　裏を返せばこうした課題を解決するツールがあれば、ファイルサーバの活用は大きく改善されるだろう。本ホワイトペーパーで紹介しているツールは、「検索」と「整理」２つの観点からのアプローチでファイルサーバの悩みを解決し、業務効率向上を促進する。