大分県庁
1万2000人同時アクセスでも快適に使えるグループウェアはこれだ！
庁内の各種システムと連携できるグループウェアに刷新した大分県庁。アクセス集中時のレスポンス改善やシングルサインオン実装などにより、利便性と業務効率が向上した。
大分県庁では、大分県電子県庁高度化指針のもと、情報共有ツール強化を目指して10年以上使い続けていたグループウェアを刷新した。既存システムと連携できるグループウェアを導入した結果、アクセスが集中する時間帯のレスポンス改善や、庁内の他システムへのシングルサインオンが実現。ユーザー1万2000人の利便性と業務効率が向上した。
課題
大分県で10年以上使っていたグループウェアは、同時接続数の上限がユーザー数の3分の1までであったため、アクセスが集中する始業時や昼休み後に接続できなかった。
また、メールボックスも、容量50MBまで、受信1カ月後に自動削除、と設定されていたため、サイズが大きい添付ファイルを含むメール受信が続くとすぐメールボックスがいっぱいになってしまう、過去のやりとりが不明になるという深刻な問題があった。
解決方法
大分県電子県庁高度化指針のもと、行政文書管理システムなどと平易に連携できるグループウェアに切り替えた。シングルサインオンを実現し、同グループウェアを県庁内のITシステムの入り口に据えた。
トップページにはメッセージ、メール、掲示板、スケジュール、文書管理システム、ToDoリスト、最新情報などを表示。アプリケーション制限をした関連施設職員を含め、約1万2000人が利用する統合システムとなった。
効果
アクセスが集中する時間帯のレスポンス改善や、メール容量と保存期間の制限緩和のおかげで、全ユーザーの利便性と業務効率が向上した。過去の呼びかけではスケジュール機能の利用が定着しなかったが、新システムでは1週間分が共有され見やすいため、自然とデジタル化が進んでいる。
今後は、部署を横断して情報共有できる仕組みを整備する予定だ。テレワーク推進のためのグループウェア活用も検討しているという。
事例概要
| 企業規模 | 大企業向け（1001名以上） |
|---|---|
| 課題 | 業務自動化 |
| 業種 | 政府・官公庁・団体 |
| 部署 | 情報システム部門（開発系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | 2015年 |
提供企業・製品
導入製品名：パッケージ版Garoon
提供企業：サイボウズ株式会社
掲載日：2025/01/17
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