株式会社 明 電 舎
約8000人の情報共有基盤を円滑に移行 ポイントはカスタマイズ性
株式会社 明 電 舎（以下、明電舎）は国外を含む事業拡大とグループ全体の体制強化のためグループウェアを刷新。以前と同様の使いやすさを維持し、スムーズな移行を実現した。
明電舎は、約14年前にスクラッチ開発した旧グループウェアを利用していた。しかし、情報管理の統制が難しく、さらに海外社員の利用が困難という課題を抱えていた。そこで連携性やカスタマイズ性に優れたクラウド型グループウェアを新たに導入。従来製品と同等の操作性を維持することでスムーズに移行を進め、8000人規模での利用を実現した。
課題
同社は、独自にスクラッチ開発したグループウェアを利用していたが、改修を重ねるにつれてシステムが複雑化し、利用ルールや情報管理の統制が困難になっていた。
また、開発時点では日本人向けとして作られていたため、海外の社員が利用できないことも課題であった。今後、海外事業を強化していくにあたり、国内外の情報共有・ノウハウ基盤の整備のために、こうした課題を解決できる新たなグループウェアへの刷新が必要だった。
解決方法
迅速な導入を目指していた同社は、開発不要かつクラウドで利用できるグループウェアを導入した。APIを用いることで既に利用していたOffice 365などをはじめとする他システムと連携が可能な点、またカスタマイズが容易である点などが選定のポイントとなった。
また、従来は全ての社内システムの入り口をグループウェアのポータルに集約しており、それと同等の機能を実現するポータルを備えていることもポイントとなった。
効果
ポータルの配置や掲示板のカテゴリーやファイル管理のフォルダ構成を旧グループウェアと同等に作成することで、以前と変わらない操作性を実現。8000人が利用するグループウェアの移行であったが、導入後に大きな問題は起きていないという。
また、優れた連携性を生かし、外部システム情報を用いたポップアップ表示、ワークフローとの連携、役員用秘書システムとのスケジュール連携など、さまざまな機能強化を図っている。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | システムリプレース |
| 業種 | その他業種 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | 2017年 |
提供企業・製品
導入製品名：クラウドグループウェア 「サイボウズ ガルーン」
提供企業：サイボウズ株式会社
掲載日：2025/01/17
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