オザックス
FAXのクラウド化と郵送の電子化を同時に実現し、業務負荷軽減
オザックスでは、クラウド型帳票配信サービスを導入し、郵送の電子化とFAXのクラウド化に着手。これにより手作業の負荷軽減と業務効率向上を実現している。
オザックスでは、請求書や注文書、見積書、納品書といった取引関連帳票の電子化を決定。クラウド型の帳票配信サービスを導入することで、郵送物の電子化とFAXのクラウド化を同時に実現し、手作業による業務負荷を解消。業務効率向上とともに帳票発行時間の短縮で取引先にもメリットが生まれるなどさまざまな効果が表れている。
課題
オザックスでは、ITを有効的に活用した変革に取り組んでいる。全社的なITシステムの刷新を含む長期計画の一貫としてまず着手したのが請求書や注文書、見積書、納品書といった取引関連帳票の電子化であった。従来の手作業による請求書発送は業務負荷が大きく残業が発生すること多かった。またFAXについても、送信が午前中に集中するため、ピーク時には処理が逼迫し、エラーや遅延を引き起こすなどの課題が発生していた。
解決方法
同社は、新たなシステムとして、クラウド型の帳票配信サービスの導入を決定。目指す姿は100％電子化だが、取引先の事情でFAX自体の廃止は難しい。その中で「FAXと電子配信」という、同社が必要とする機能を1つのサービスで満たしていることが決め手となった。
同サービスは月間5万枚を超える大量送信でも安定して稼働する実績があるほか電子配信だけではなく、取引先からのデータの受信にも対応可能である点も評価した。
効果
クラウド型のFAXを利用したことにより、ピーク時でもエラーや遅延を起こさなくなり、また障害対応やハードウェアの定期的なリプレースに伴うシステム運用負荷も軽減した。
書類による郵送が電子的な手段に置き換わることで郵券代や資材費、人的コスト削減につながる効果もある。そのほか、帳票発行から到着までの時間短縮や、取引明細をCSVで提供することによる後工程の効率化などのメリットにもつながっている。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 流通業・商社 |
| 部署 | 財務部門・会計部門・経理部門 |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：＠Tovas
提供企業：コクヨ株式会社
掲載日：2019/04/19
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