経理証憑の電子化で監査への対応時間を半減、二重管理も解消へ

事例概要

　早稲田大学の経理処理業務では、財務部のアカウンティングセンターに各部署から集められる経理証憑（しょうひょう）である支払伝票が年間20万件に及び、それらを紙で管理していたため保管場所の確保が課題となっていた。

　また、各部署の事務担当者から過去の証憑の確認を依頼された際や、監査で求められた際には、必要な証憑を書庫から探し出し、コピーして学内便やFAXなどで送付していた。こうした対応は年間で約4200件に達し、毎日2時間以上を要し、経費もかさんでいた。さらに各部署が支払伝票の提出前にコピーして保管するという、証憑の二重管理も散見されていた。

　そこで同大学では経理証憑の電子化に取り組み、各部署の担当者が自席から証憑を確認できる仕組みを構築した。これにより問い合わせ対応時間を半減でき、今後さらに電子化が進むことでゼロに近づくと期待されている。各部署でも業務効率化が進み、証憑の二重管理も解消されつつある。

　将来的には電子帳簿保存法への対応も視野に入れ、経理処理全体を電子化してペーパーレス化を実現する構想だという。