紙の決裁業務を電子化、日数を半減しコンプライアンスも強化

学校法人北里研究所

紙の決裁業務を電子化、日数を半減しコンプライアンスも強化

北里研究所は、紙ベースの事務処理を合理化するため、文書管理システムとワークフローを導入し、決裁日数の短縮、作業負担の軽減、コンプライアンス強化を実現した。

  • 業務のIT化
  • 教育業・学習支援業
  • 情報システム部門(運用系)
紙の決裁業務を電子化、日数を半減しコンプライアンスも強化

北里研究所では、紙の決裁書を利用した事務処理の合理化を図るため、文書管理システム「ラビニティOne」と「Create!Webフロー」を組み合わせたシステムを導入した。その結果、職員の作業負担が大幅に削減されたうえ、起案から決裁までの時間が約半分に短縮された。また、紙の運送や保管のコストが削減され、コンプライアンスの強化も図れた。

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課題

 北里研究所では、紙の決裁書を利用し、本部に上申する場合や、複数のキャンパス間でやりとりが必要な場合は、学内便や宅配便を利用して書類を運んでいた。そのため、決裁者が出張中には決裁が遅れたり、起案者からの問い合わせや緊急対応の要望があるなど職員の作業負担が重く、各部門の現場から決裁の迅速化や効率化に対する要望が上がっていた。書類内容の再入力や、原本の保管・管理にも多くのリソースが割かれていた。

解決方法

 事務処理の合理化、決裁の迅速化や効率化を図るために、決裁の電子化に取り組むことになった。システムを選定する際には、(1)ノンカスタマイズで導入・運用できること、(2)帳票フォームを自由に設計・運用できること、(3)紙と同様の印影を表示できることなどを要件に比較・検討し、「ラビニティOne」と「Create!Webフロー」を組み合わせたシステムを採用した。

効果

 電子決裁を導入したことで、起案から決裁までの日数が大幅に短縮され、本部まで上申する場合は平均で約半分になった。起案者が進捗状況を容易に確認できるため、問い合わせなどへの作業負担が軽減された。決裁書・報告書は、そのまま「ラビニティOne」に格納されるため、検索や絞り込みが容易になった。ペーパーレス化されたことで、コストや時間が削減された。また、処理トレース可能な環境でコンプライアンスの強化も図れた。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務のIT化
業種 教育業・学習支援業
部署 情報システム部門(運用系)
地域 国内
導入年 2014年

提供企業・製品

導入製品名:Create!Webフロー

提供企業:インフォテック株式会社

URL:https://www.createwebflow.jp/