株式会社J-オイルミルズ
ワークフロー導入で内部統制強化と年間1000万円超のコストを削減
内部統制強化を目的として、ワークフロー機能に特化した「MajorFlow」を導入したJ-オイルミルズ。ユーザー約50人のスモールスタートから3～4カ月で社内に起きた変化とは。
植物油を中心とする製油事業の国内大手J-オイルミルズは、内部統制への対応を目的として2008年にワークフローを導入。業務フロー、承認経路を明確化し、人の手による業務の可視化、効率化に加え、遅れていたペーパーレス化の促進を図った。約50人で導入を開始し、約3年で全社約1000人規模での活用に至る経緯などから、成功の秘訣を探る。
課題
ユーザーからの依頼に基づき、情報システム部では日々マスター登録や口座登録が行われるが、そうした情報が申請元で正しく共有、承認されているのかが不明瞭だった。また申請時に使用される大量の紙も課題視されていたことから、情シスが主体となって、ワークフローシステムを導入することになった。操作が簡単であることを第一条件として、運用管理上の利便性、将来的な会計連携、価格など20項目を選定ポイントとした。
解決方法
バージョンアップの頻度や予定など、総合的な判断のもと「MajorFlow」の導入が決定し、まずは情報システム部内の交通費申請フローから、ユーザー、アカウント、マスター登録申請などへ拡大。申請画面の設計に特別なスキルを要さないため、容易に作成していくことができた。さらなる導入の拡大のために、ワークフローの概念から説明し理解を求めるなど、ユーザーに対する啓発や意識への浸透、ルール整備など基盤整備を行っていった。
効果
導入後、3〜4カ月かけて仕組みが浸透していくと、社内で自主的にワークフローを活用する動きが発生するようになった。結果、年間1万件の申請業務を効率化し、1000万円のコスト削減につながった。また、監査時の資料提出が迅速化された。そのほかFAXの通信費なども含めればさらなる効果が見込まれるという。さらに導入から3年時点で、約70種類の申請書が利用され、処理件数は年間1万7000件にものぼっている。
事例概要
| 企業規模 | 大企業向け（1001名以上） |
|---|---|
| 課題 | 業務のIT化 |
| 業種 | 製造業 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | 2008年 |
提供企業・製品
導入製品名：ワークフロー MAJOR FLOW Z FORM
URL：http://pnets.panasonic.co.jp/mf/major-flow-z/major-flow-z-form/
掲載日：2019/04/01
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