3カ月で20業務をデジタル化。ミス30%減、スピードは2倍に

日本特殊陶業株式会社

3カ月で20業務をデジタル化。ミス30%減、スピードは2倍に

日本特殊陶業の人事部門では、これまで紙・Excelで行っていた申請業務の効率化とミスの低減のため、人事部門自ら「SmartDB」で業務のデジタル化を進めた。

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3カ月で20業務をデジタル化。ミス30%減、スピードは2倍に

テレワークの活用など働き方改革を進めていた日本特殊陶業。同社の人事部門では、各種申請業務の運用を紙やExcelで行っていたが、申請処理やミスの確認にかかる時間、紛失のリスクなどが課題となっていた。こうした課題に対処できるよう、業務のデジタル化を進めることにした。人事部門自ら行ったという業務改善のプロセスを紹介する。

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課題

 日本特殊陶業の人事部門では、各種手当などの申請処理を紙やExcelで受付・運用していた。しかし書類が届くまでに時間がかかったり、内容に不備があると本人に電話で確認したり、さらには紛失リスクや申請状況が分からないなど、多くの課題があった。また、社員のユニフォームの申請をExcelのマクロ機能を利用して管理していたが、在庫管理数が7000人分にも及んでおり、Excelの運用ではいずれ破綻するという危惧もあった。

解決方法

 働き方改革の推進という全社的な方針もあり、同部門では業務のデジタル化を進めることに。ユーザーにとって使いやすく、また自部門で設計・運用できる業務システムを構築すべく、ノーコード(プログラミング不要)で開発が行える「SmartDB」を選定、導入した。これを利用して若手担当者2人が3カ月で20業務のデジタル化を行った。
 ツールの選定にあたりセキュリティ面も重視、「e-文書法」への対応などもポイントとなった。

効果

 申請時のミスは30%減、申請スピードは2倍になり、担当者がコア業務に注力できる時間を50%増やすことができた。自部門で開発できるシステムのため、新たに業務が発生した際や不具合が見つかった場合にもすぐに修正できる。また業務を見直すきっかけにもなり、別々に運用していた申請処理を一本化するなど、雑多な業務の削減にもつながった。社内からも「申請が格段に速くなった」として高い評価を受けているという。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務効率化
業種 製造業
部署 総務部門・人事部門・教育部門
地域 国内
導入年 2018年

提供企業・製品

導入製品名:SmartDB

提供企業:株式会社ドリーム・アーツ

URL:https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/