Googleドライブの基本的な使い方（1/2 ページ）

G Suite（旧Google Apps）には、業務に役立つ便利なアプリケーションが含まれています。今回はGoogleドライブの使い方などを紹介します。

[今井晶也，セレブリックス]

本コラムは2016年2月13日に公開した「今さら聞けない“Google Appsのトリセツ”　〜グーグルドライブ〜」を再編集したものです。Google Appsは2016年9月に「G Suite」に名称が変更されています。

　Googleドライブは、G Suite（旧Google Apps for Work）のビジネスアプリケーションの1つで、オンラインストレージの役割を担います。Googleが用意したサーバに、インターネットを経由してファイルやデータを保管できるサービスです。

　Googleドライブに保管できるファイルやデータは、G Suiteのスプレッドシートなどのアプリケーションで作成したもの以外にも動画、音声、PDF、Microsoft Officeのファイルなどです。Officeで作成したファイルは、Googleドライブ内でスプレッドシートやドキュメントに変換して開けます。あらゆるデータをGoogleドライブにアップロードしておけば、どこにいてもオフィスにいるのと変わらない環境で仕事ができます。

Googleドライブの特長と基本用語

マイドライブ

　マイドライブは、Googleドライブ内のユーザー専用キャビネットのようなものです。個人が作成したデータはもちろん、他ユーザーから共有されたファイルやデータも格納されます。

　マイドライブに表示されるのは、自分がオーナーかアクセス権限を付与されたものだけで、アクセス権限のないデータは表示されません。つまり、同じ会社でも、同じ法人契約のG Suiteでも、個人ごとにマイアプリに表示されるファイルやデータが異なるということです。

新着アイテム

　新着アイテムには、他のユーザーから共有権限を付けてもらったファイルやドキュメント、フォルダが表示されます。新着アイテム内に残してもよいですが、後でファイルを探しやすくするためマイドライブ内に移行しておくことをお勧めします。

ファイルの検索

　マイドライブ内のファイルやデータおよび共有されたファイルは、Googleドライブの検索バーで効率的に探し出し、表示できます。どこにファイルを格納したか忘れてしまったなどのトラブルも防止できます。