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生産性を阻む一番の障壁は“ムダ会議” 特徴と改善策を解説

過剰なミーティングは“ただの煩わしい時間”以上の弊害があるという。効果の低い会議の特徴と改善策とは。

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HR Dive

 ソフトウェア企業のAtlassianが5000人の従業員を対象に実施した調査によると、過剰なミーティングは“ただの煩わしい時間”以上の弊害があることが分かった。

 「モチベーションの欠如」「目標や責任の不明確さ」「コラボレーションの期待の不明瞭さ」などのさまざまな障害と比べても、生産性を大きく低下させているという。効果の低い会議の特徴と改善策を解説する。

効果の低い会議の特徴と改善策

 調査によると、5人に4人近くの従業員が、「多くのミーティングに出席することを求められ、仕事を終わらせるのが難しい」と答えている。また、半数以上が、「次に何をすべきかが明確でないまま会議を終えている」、77%は「会議がフォローアップ会議になるだけだ」、約半数が「会議に費やした時間を補うため、定期的に残業が必要だ」と答えた。

 労働者は「効果的な会議には議題がある」と答えた。また、ほとんどの人が「30分の会議の目標は、通常半分の時間で達成できる」と述べ、短い会議が求められている。

 Atlassianのデータによると、過剰で非効率な会議の問題に対処している職場は少ない。問題点としては、「一部の人が会議を支配している」「会議が単なる情報発信に使われている(例:電子メールでもよかったのでは)」「明確なゴールや目的がない」「同僚とのコラボレーションやブレーンストーミング」「意思決定といった目的がない」などが挙げられている。

 専門家は「会議はもっと良くなる」と主張する。改善する方法の一つは、従業員に対して「自分の出席が必要ではない会議や、出席することで業務時間が不足する会議を断る権限を与える」ことだ(注1)。あるユーモラスな「TikTok」のバイラル動画は(注2)、会議の主催者は、こうした辞退をリスケジュールの誘いではなく、潔く受け入れるよう訓練されるべきだとしてる。

 また、同社は「アジェンダを用意し、予定時間を短縮する」ことに加え、「少数の人が進行役として支配的になりがちな場合に軌道修正する」ことで、発言を増やすことを推奨している。他にも、「従業員(特に内向的な従業員)が自分のアイデアや反応について考える機会を持てるよう、事前にゴールやディスカッションのトピックを共有すること」などを挙げた。

 最後にAtlassianは、従業員が生産性を高めるため、カレンダーではアポイントメントや社外との約束だけでなく、集中作業時間やメッセージへの返信時間もブロックすることを推奨している。

 プロジェクト管理プラットフォームを提供しているAsanaの2022年の報告書も「過剰な通知による生産性の低下」を指摘しており(注3)、心理学者もタスクの切り替えによる神経的コストを調査している(注4)。

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