町田市役所
Webメールへの移行で運用負荷を軽減。大幅なコスト削減も
運用負担の軽減やクラウド化を見据えて、クライアント型メールソフトからWebメールへの移行を決断。数あるWebメールの中からActive! mailを選んだ、その理由とは？
町田市役所では2012年7月、分散していた庁舎を統合し、新庁舎に移転。この移転を見据えて、総務部情報システム課では2009年、運用の負担になっていたクライアント型メールソフトからWebメールへの移行を実施した。クライアントごとに支払っていたライセンス料も不要になり、Webメールへ移行することにより大幅なコスト削減も実現したという。
課題
頻繁に職員の異動が実施される同市役所。PCなどの備品はそのまま残しておくルールだが、クライアント型メールソフトでは、前任者の設定やメールの内容がそのままPCに残る。そのため、設定やメールデータの削除をして、メールソフトを再設定する必要があった。端末の故障時にメールデータが全て消失するリスクがあり、また利用者の設定ミスや問い合わせに対応しなければならない頻度も多く、運用の負担は大きくなる一方だった。
解決方法
端末側にメールを残さず、運用の負担も軽減できるWebメールの導入を計画。切り替えにあたっては、利用者である職員の負荷軽減を第一に考え、これまで利用していたクライアント型メールソフトと類似したインタフェースを持つ製品を候補に。情報ウィンドウ（未読メール数、スケジュール、サーバ負荷状況など）の見やすさ、前回の編集内容を復元する機能やメールの自動振り分け機能など要求条件に合致する製品を選定した。
効果
以前は前任者がメールソフトに設定した条件定義が残っていたりすると、後任者からヘルプデスクに問い合わせがあり、そのサポートのために担当者が現場に出向かなくてはならなかった。しかし、メールソフトのリプレース後は、ヘルプデスクへの問い合わせは大幅に減少し、運用の負担も最小限に。また、これまでクライアント型メールソフトで支払っていたライセンス料も不要に。大幅なコストの削減も実現できた。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 政府・官公庁・団体 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | 2009年 |
提供企業・製品
導入製品名：ビジネスWebメールソリューション 「Active! mail」
提供企業：株式会社クオリティア
掲載日：2024/03/11
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