学校法人 モード学園
約1.7TBに肥大化したファイルサーバ 廃棄ルール徹底の立役者は
肥大化するデジタルデータと運用方法の個人差を解消し、明確なファイル廃棄ルールに準拠した運用を実現したい。モード学園が「これしかない」と選択したツールとは？
モード学園では、教員ごとにデジタルデータの運用管理について理解度の差があり、ファイルサーバ容量が肥大していた。同法人は明確な運用ルール作成とともに、不要ファイルの削除予告と、自動削除が行えるツールを導入。実質的にデータ量が削減できたほか、教職員の意識がかわり、ファイルごとの重要性判断に積極的に取り組めるようになった。
課題
同法人では、各種ファイルの取り扱いについて基本ルールは設けていたものの、教職員らのデジタル理解にばらつきがあり、ファイル名1つ見ても、いつ誰が作成したものか明瞭なものもあれば、作成者にしか分からないネーミングのものもある状態だった。結果、データ量は、全グループ校を合わせて約1.7TBにまで肥大化。“各種デジタル情報の保護／廃棄の仕組みを見直し、改善する”という法人全体の動きに合わせ、対策検討が始まった。
解決方法
プロジェクトは、デジタル情報の取り扱い状況の見直しとルール作りからスタート。各ファイルの使用状況や業務パターンから、保存期間と、ファイル名に“保管有効期限”を付ける運用ルールを決定。
同法人としては、不要ファイル候補に対して削除予告があり、削除したくないものはチェックを外すという仕組みにしたかったが、なかなかニーズ合う製品がなく、最終的に部分カスタマイズ対応が可能だった製品を選んだ。
効果
ファイル削除は1〜2カ月ごとに実施していく予定で、1回目の実施では、約50万ファイル、180GBが削除できた。 ただ、最大の目的はディスク容量の削減ではなく、“デジタル情報の確実かつ適切な廃棄”の定着だ。その成果は今後あらわれる予測だというが、すでに全教職員の意識は変化しつつあり、有効期限を付けるという条件下で、各ファイルの重要性や必要性を考えるようになるなど、導入効果は十分に得られているといえるだろう。
事例概要
| 企業規模 | 大企業向け（1001名以上） |
|---|---|
| 課題 | コスト削減 |
| 業種 | 教育業・学習支援業 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：ファイルサーバスリム化 「活文 File Server Optimizer」
提供企業：株式会社日立ソリューションズ
掲載日：2017/12/15
更新日：2019/03/22
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