グループウェア運用の効率化と情報共有基盤の整理の進め方
情報共有ツールは導入しているものの、「運用が煩雑」「管理が追いつかない」「設定ミスが不安」と感じていないだろうか。拠点や働き方が多様化する中で、ユーザーの使いやすさ・便利さだけでなく、管理のしやすさや安全性もあらためて見直したいところだ。
そこで今回は、グループウェア、Google Workspaceの運用支援、文書管理、ファイルサーバ活用まで、社内の情報共有を支える製品をまとめて紹介する。日々の運用負荷を抑えながら、安心して使い続けられる環境づくりのヒントとして、ぜひ参考にしてほしい。
クラウド版 サイボウズ Garoon
サイボウズ株式会社
スケジュール、施設予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど、情報共有の基盤として活用できる機能をワンパッケージに集約。さらに、大規模組織に求められている高度な管理機能、カスタマイズ性や他システムとの連携性も充実している。
Google Workspace リソース管理ツール「Provii!!」
株式会社フライトソリューションズ
300名以上の組織の Google Workspace 運用工数を削減。手間な「Google グループ」の作成・変更を一括登録でき、退職者処理や共有ドライブ管理まで実現。CSVによる一括操作で、標準機能では難しい「複数設定の同時実行」を可能にし、情シスの工数と設定ミスを大幅に削減。
文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」
住友電工情報システム株式会社
AI-Chat・AI-OCR対応（生成AI連携）。ペーパーレス化を促進し、ドキュメントDXを強力サポート。
文書管理の効率化、検索性向上、セキュリティ強化を実現。
契約書、ISO文書、国税関係書類（電帳法対応）などの管理を支援する機能が豊富。
スピーディーな全文検索や承認ワークフロー、生成AIとの連携機能も搭載。
導入実績1000社超え。
ファイルサーバ活用ソリューション「FileBlog」
株式会社鉄飛テクノロジー
「全文検索」「文書管理」「リモートアクセス」でファイルサーバのデータを効率的に利用。
・高性能な文書検索/管理ツールを小規模でも導入したい
・ファイル数1億件のファイルサーバを検索対象にしたい
・スマートデバイスからファイルサーバにアクセスしたい
