グループウェア連係して楽々運用

　Web会議サービスを導入した際、意外と手間がかかるなと感じることの1つが「参加者同士のスケジュール調整」です。参加者はそもそも離れた所にいるわけですから、Web会議実施の際は時刻を決めて、開始時間にWeb会議サービスにアクセスして待つ、というフローが必要です。しかし、開始時間になっても参加者がWeb会議にログインしていないときは、携帯電話で呼び出す、メールで連絡するなど参加前に余分な手間が必要になり、結果会議時間が削られるというケースがよく聞かれます。

　また、「そもそもWeb会議サービスを行おう」と参加してほしいメンバーに伝え、その時間には必ず席に着いてもらうこと――この一連の調整も段取りが必要で、なかなか面倒です。本来は「必要なとき、必要な相手と、距離を隔てていても、すぐ顔を合わせて打ち合わせができる」というのがWeb会議の利点のはずです。始めるまでにいろんな段取りが必要だったり、相手が席にいなくてイライラしたり、なんてことがあっては台無しですね。

　これらの解決法の1つは「在席確認」ができる機能を持ったWeb会議サービスを選ぶことです 。在席が分かるWeb会議サービスであれば、PC画面の向こうの相手が今どのような状態なのかが一目で分かります。

　さらに、Web会議の予約を入れて、その予定を間違いなく参加メンバーに伝えたいときは「グループウェアとの連係」を検討したいものです。例えば、グループウェアの画面から、参加メンバーを選びます。そして、時間になったら参加メンバーはWeb会議に参加します。それら一連の流れを、使い慣れたグループウェア上で、ワンストップで行えるのは魅力的です。Web会議サービスの機能紹介で、連係できるツールが分かるのでチェックしてみましょう。あるいは、今お使いのグループウェアの機能をチェックすると、連係できるWeb会議サービスが記載されているかもしれません。そこに記載されたツールであれば、連係がスムーズにできるでしょう。

電話会議サービスと連係して確実に運用

　Web会議実施時には、画面や音の「途切れ」が頻発すると、参加者のモチベーションが落ちて、会議が継続しづらくなってしまいます。Web会議サービスの機能面というより、ネットワーク環境によってそうなることが多いのですが、そんなとき、「電話回線」を使った「電話会議サービス」と連係しておくと、画像が不鮮明になっても、声だけはしっかり聞こえ、やりとりが続けられるので助かります。つまり、Web会議と電話会議を組み合わせて使えるようなサービスでれば、接続環境が怪しくなったときにも最低限の打ち合わせはできます。

タブレットを組み合わせ、活用範囲をさらに拡大

　さらに、Web会議の大きな特長の1つに「モバイル環境でも使いやすい」ということがあります。地方の支社や店舗など限られたスペースでテレビ会議を実施しようとすると、据え付け型のテレビモニターはもちろん、PCですら使いづらいことがあります。そんなとき、Web会議であればタブレットが活用できます。また、地方を走り回る営業担当者にとっても、セミナーや出先での会議参加が可能になります。

　ソフトウェアやハードウェアなど、Web会議サービスと組み合わせて便利なツールを選び、業務の効率化、事業改革に役立てましょう。