“お手製”の用語集で組織を守れるか？ テキストコンテンツに潜む怖いリスク：考えたい「言葉のセキュリティ」

業務文書や契約書、申請書、プレスリリースなど、企業活動には多くの文書が伴う。だが、事業の拡大にばかり目を向け、こうした基本的なものをおろそかにすると足をすくわれる可能性がある。

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　今や企業のWebサイトは、単に事業内容や商品情報などを掲載するだけでなく、読者の興味を引くために商品の具体的な活用事例を紹介したり、担当者自らがブログを書いたりするなど、企業が世の中に対して積極的にコンテンツを発信する場にもなっている。Webサイトは消費者と顧客接点を作る要として捉えられ、組織の顔として重要な役割を担うようになった。

　企業のWebサイトが「組織の顔」だとすれば、そこに掲載するコンテンツは企業の考えを消費者に伝える「組織の口」としての役割を担うものと言えるだろう。ただ、その肝心の内容が読みづらかったり、文章の品質が低かったり、専門的な用語や商品名が正確でなかったりすれば、せっかくの組織の顔をつぶすことになる。

　業務で利用する文書にもそういった「言葉のリスク」は多く存在する。例えば、医療業界や製薬業界、機械、電子業界などは似たような横文字単語が多く、金融業界や保険業界では法律用語が多く飛び交う。小さな表記の誤りが大きな問題を引き起こす可能性もある。そうした文書に潜むリスクをつぶすためには、「言葉のセキュリティ」対策が必要だ。

　本稿では“組織のことば”である文書を容易にチェックし、「言葉のリスク」が「ビジネスリスク」とならないためにも考えたい対策について紹介しよう。