テレビ会議システム刷新で「駆け込み寺」企業に問い合わせが増えた裏事情：「今まで通り」が通用しないのはなぜか

「機器置き換え」ではテレビ会議システムの更改に対応できなくなりつつある。ベンダーの製品体系が変わり、利用ニーズも変化したことで、導入にまつわるトラブルもある。テレビ会議システム刷新トラブルの駆け込み寺はどう対処しているか。

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　従来、機材と運用ルールがあれば運営できていたテレビ会議システム。だがその扱い方が変わってきた。かつてテレビ会議システムといえば、経営層を中心に、限られたユーザーが限られた時間に利用するものだった。

　しかしいまや、誰でも必要なときに遠隔地から会議に参加するなど、ニーズが多様化している。働き方改革の影響もあり、在宅勤務者が参加したり、オフィス内で必要に応じてハドルミーティングを実施したりといったように、テレビ会議システムの使い方は柔軟かつ多様になり、コミュニケーション手段として当たり前のツールになってきた。

　もっとも、日常業務で手軽に利用できるようになったが故に、これまでは想定していなかった課題に直面するようになった。例えば、チャットツールや社内SNSが持つWeb会議機能で代用しようとして十分な品質を確保できなかったり、テレビ会議システムをクラウドサービスに移行しようとして機能不足に悩まされたりするなどだ。専用線で品質が安定し機能も豊富な従来のテレビ会議システムと比べると、Web会議機能やクラウドサービスは要求に十分に応えられないシーンもある。

　こうした課題は機器リプレースの際には見過ごされがちで、入れ替えが完了して、実際に運用が始まってから判明するケースも少なくない。業務に不可欠なツールである以上、これまでのように特殊な設備として捉えるのではなく、他のITシステムと同様にライフサイクルを考慮した導入、設計、運用が求められる。将来に向けてテレビ会議を活用する場合、導入や移行計画の立案に当たって何に気を付ければいいのか。この問題に詳しい企業に話を聞いた。