シャドーITに注意 テレワークで導入すべきファイル共有、管理サービス：ファイル共有サービスの選び方

テレワークに取り組む企業が増加し、ファイル共有の課題が浮かび上がった。ユーザーの利便性を損なうことなくセキュリティ上の課題をクリアし、ビジネス利用に最適なサービスを選ぶには。

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　働き方改革や新型コロナウイルス感染症（COVID-19）対策のために企業の間でテレワーク環境を導入する動きが広がった。こうした中、社内ファイルサーバにアクセスできない、ファイルサーバ内にある機密文書へのアクセスをどう制御すべきか分からないといった、ファイル共有の課題が浮かび上がった。

　社外から社内ネットワークにVPN接続してファイルサーバにアクセスする場合、多くの従業員が一斉にVPN接続するとネットワークが混雑してパフォーマンスや安定性が極端に低下することもある。テレワーク環境では業務用PCだけでなく、私用PCやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイスを利用することが予想される。「Excel」や「Word」がインストールされたPC以外でファイルを閲覧できなければ、業務生産性や従業員満足度にも影響するだろう。

　ファイルに問題なくアクセスできたとしても、セキュリティ上の問題が立ちはだかる。機密文書を扱わなければならない場合、従業員が自宅の端末にファイルをダウンロードして作業することを許すべきだろうか。いったん社外環境に持ち出されたファイルがその先どう使われたのか、会社が把握するすべはほとんどない。

　そのため、ファイルの重要度や用途に応じてユーザーのアクセス権を細かく設定して制御する必要がある。また普段から「いつ、誰が、どのファイルに対してどのような操作をしたか」の履歴を残しておき、不審な利用やルールから外れた運用をされていないかどうかを適宜チェックしていなければならない。従業員が多く、扱うファイルも大量となる大企業ほど管理の目が行き届きにくくなるため、厳格なルールと運用を徹底しなければならない。

　しかし、従業員はファイルをメールに添付して社内外とやりとりすることが一般的であり、ファイルの取り扱い履歴は誰も正確に把握できていないのが実情だ。メール添付によるファイルのやりとりは、誤送信に起因する情報漏えいのリスクにも常にさらされている。テレワークのファイル共有に関する課題を乗り越え、効率を最適化するサービスを紹介する。