ポータル機能

　どうしてグループウェアを導入するのかと問われると、何と言っても「情報共有」が大きな目的となるでしょう。ポータルサイトといえばYahoo! JAPANなどが思い浮かびますが、グループウェアは例えるなら「会社の情報を共有するポータル」と言えます。

　「ポータル」とは「入口」とか「玄関」と言う意味です。所属するメンバーはグループウェアを開くところから業務を開始すると言ってもいいでしょうから、業務に必要な情報が一覧できて、使いたい機能をすぐ見つけられる「ポータル」としての機能が必須です。

ファイル管理機能

　文書やデータファイルをひとまとめに管理する機能です。例えば会社の業務で良く使う申請書や報告書のフォーマット、提出した企画書や会社のパンフレットやWebサイトで使用する資料などを管理、検索が簡単にできる機能が必要です。

スケジュール共有機能

　メンバーが増えると、お互いのスケジュールが把握できなくなってきます。打ち合わせや同行の依頼などスケジュール調整が大変になっていませんか？

　そこで、この個人およびグループのスケジュールをお互いに共有しながら管理できるスケジュール共有機能が必要です。

掲示板機能

　メンバーが増えると、必要な情報の伝達に苦労することもあるでしょう。外出している人にも伝えなくてはいけません。目的に応じて全員、部内、グループ内それぞれに迅速に情報を通知できる「掲示板」のような機能が必要になってきます。

Webメール機能

　Web画面上でメンバーとメールのやりとりができる機能です。いちいち別個にメールソフトを立ち上げる必要がなく、グループウェアの中だけでメールを送受信できます。また、プロジェクトごとのやりとりが見やすく履歴のように残ります。

ワークフロー機能

　いろいろな届け出や申請書類の手続きをグループウェア上で行える機能です。上司からその上の役員、さらに社長の決裁などと申請や届け出のルールを設定できますので、いちいち書類を作成してそれぞれがハンコをついて……という作業がなくなります。

電子会議室機能

　支店や店舗など、たくさんの拠点を持っている会社は、会議の度に本社など一拠点に集まるのが大変です。離れていても、時間、場所を問わず意見交換を行うことができ、情報共有を進めるのが電子会議室機能です。

　グループウェアを選定するときはこれら「7つの基本機能」を軸に考え、これ以外にさらに必要な機能があればオプション機能を検討するという順番で、グループウェアを比較してみてはいかがでしょうか。