【情シスの宿題】第7回

電子化した、ファイルサーバも捨てた　なのになぜ、ファイルはどこにもない？

紙を電子化し、ファイルもクラウドへ移した。それでも必要な資料が見つからない。保存先を変えるだけでは解決しない、ファイル管理の宿題を考える。

　紙の書類を電子化し、古いファイルサーバからオンラインストレージへ移行すれば、必要な情報をすぐに探せるようになる――。そう期待したはずなのに、保存場所が分からず、ファイル名も思い出せない。データは存在するのに、利用者から見れば「どこにもない」のと同じ状態だ。

　問題は保存先だけではない。部門ごとにNASやクラウドサービスが乱立し、命名ルールやフォルダ構成、アクセス権限が統一されていなければ、移行後も情報は分散する。オンラインストレージにも、外部共有や大容量ファイル、権限管理などに違いがあり、何を選び、どう運用するかまで決めなければならない。

　本ブックレットでは、「OneDrive」や「SharePoint」「Box」「Dropbox」などの特徴と脱ファイルサーバの進め方、電子化後も欲しいファイルを探せない企業の実態を取り上げる。保存場所や命名、共有、復旧のルールをどう整えるか。夏休みに腰を据えて、「保存したはずなのに見つからない」を終わらせる方法を考えたい。

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　本ブックレットは、キーマンズネットで掲載した解説記事を基に再構成しています。

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