グループウェアと連携させると便利なツールとは？：そこが知りたい！グループウェア

グループウェアと連携させると便利なツールとして、「業務担当者の仕事をもっと楽にするもの」「使うメンバーの業務をもっと助けてくれるもの」の2つがある。連携ツールの詳細を説明する。

[キーマンズネット]

　グループウェアを導入し、メンバーそれぞれが利用を開始するようになると、基本機能を使いこなすだけでも、業務効率がアップすることを実感できるはずです。

　さらにグループウェアと連携させると便利なツールがあります。大きくは「業務担当者の仕事をもっと楽にするもの」そして「使うメンバーの業務をもっと助けてくれるもの」の2つに分類されます。便利なツールとは何かを説明します。

業務部門の煩雑な作業を減らせる

　経理部や人事部などの業務部門で大変なのは、給与明細や源泉徴収票の配布など、給与に関わる書類や帳票の配布でしょう。ところが、クラウドタイプのグループウェアの中にはオプションとして、グループウェアを介してメンバーの給与、賞与の明細や源泉徴収票のデータを配布したり、閲覧したりできる機能を備えているものがあります。

　例えば、毎月末に給与明細を紙でプリントアウトして封入し、発送するという一連の手間を省くことができます。メンバーも過去の明細や源泉徴収票をPCやスマートフォンの画面からいつでも確認することが可能になりますので、紙での保存を気に掛けなくて良くなります。

　また、現在使っているアプリとそのまま連携できれば便利なことも多いです。例えば「Outlook」をスケジュール管理やToDoリスト、連絡先の管理などに使っている会社であれば、そことの連携が可能になれば便利です。同じように「Googleカレンダー」を使っている会社であれば、スケジュール連携ができるグループウェアが便利でしょう。

メンバーが能力を発揮して働けるように

　メンバーもグループウェアに慣れてくるに従って、例えば「お天気アプリ」や「乗り換え検索、運賃計算アプリ」などのガジェットを自分のグループウェアのポータルに追加したら便利だな、と思うようになるはずです。そういった連携がどこまで可能なのか、あるいはどこまで準備されているのか、導入候補のグループウェアの機能をチェックしておくべきです。

　また今後、子育てや介護問題のために「働き方を変革したい」と考える会社や団体も多くなります。具体的には「テレワーク」、つまりインターネットを活用して、自宅で業務ができるようにする働き方です。グループウェアを活用すれば、家でログインするだけで業務に関わるほとんどのことが情報共有でき、チャット、Twitterのような社内SNS機能があれば、メンバー同士でコミュニケーションも取り合えます。

　そこにビデオ会議機能を組み合わせれば、家庭で子育てしながらでも、会議に参加して意見を述べることなどが可能となり、会社の生産性を上げるだけでなく、育児や介護などに理解のある会社という評判を得ることも可能でしょう。

　グループウェアは情報共有そして業務効率の向上を目的として導入するのですが、「働き方改革」も視野に入れて、それぞれのメンバーが能力を発揮して働きやすくなる会社に変革するための、大きなきっかけとなる可能性を秘めているといえます。