多種多様なコラボレーションツールの選定時に確認すべき3点：そこが知りたい！コラボレーションツール

種類も目的も多様なコラボレーションツールの中から自社業務に最適なものを選んで導入するのは大変だ。ここだけは押さえたい「導入前に確認したいポイント」をまとめた。

[キーマンズネット]

　コラボレーションツールは従業員の生産性を向上させ、仕事の進捗状況の把握に役立ち、ワークロー全体を改善します。業界や職種を問わないツールもあれば、ある業界に特化したものもあります。また業務上のコミュニケーションを重視したツールがある一方で、オフィスの生産性向上に的を絞ったツールもあります。

　このように種類も目的も多様なコラボレーションツールの中から、自社業務に最適なものを選んで導入するのは、なかなか大変だ…と感じる方も少なくないかと思います。

　そこで今回は、ここだけは押さえたい「導入前に確認したいポイント」を幾つかまとめました。

事前のリサーチは入念に

　コラボレーションツールを利用するチームの責任者、あるいは各部門のマネジャーと面談し、現在どのようなスタイルでコミュニケーションを取り、作業を進めているかを確認しておきます。

• 現在の主要なコミュニケーションの手段は何でしょうか？
• 作業の進捗（しんちょく）状況はどのように確認しているのでしょうか？
• プロジェクトで使用しているファイルの保存場所は？
• ワークフローはどのように処理されていますか？

　このような点も含めて「仕事のスタイル」をきちんと把握しておくと、どのような機能が最も重要で、導入後よく利用されるかの予測が付けやすくなります。

誰でも簡単に使いこなせるようにする

　コラボレーションツール導入の際に気を付けたいのは、誰でも簡単に使えるようにするということです。操作が複雑だったり、ユーザーインタフェースが分かりにくかったりすると、使う人と使わない人が出てきてしまいます。できればシンプルで直感的なインタフェースを採用しているツールを選び、マニュアルを見なくても即座に使いこなせるようにするのが理想です。

どのようなモバイルサポートを提供しているのかを調べる

　近ごろは、スマートフォンやタブレットの普及、そしてWi-Fiを含む通信環境が整備されてきたおかげで、外出先や移動中でもプロジェクトの進捗状況を確認し作業を進めることが可能になりました。コラボレーションツールを導入する際には、対応しているOS（Android、iOS、Windowsなど）やモバイルアプリを確認するだけでなく、モバイル利用に制限がないかどうかをチェックしましょう。

　例えばモバイル版を利用する場合に、文書にコメントを付けるなど変更が加えられるかどうか、それとも変更を見ることしかできないかどうか、などの確認が必要です。