メールアーカイブの基本機能とは？
メールアーカイブの提供する機能としては、主に以下の4つが挙げられる。
●長期保管機能
メールデータを長期保管する機能。製品によってはあまり意味のないメールの本体データは1通分にして、検索時には別々のメールとして見えるような形でストレージ容量を削減するものがある
●メール監査機能
保管したアーカイブから条件に応じてメールを抽出して内容を参照したり、ユーザごとの宛先件数、送信件数、添付ファイルの大きさや添付件数など、さまざまな情報を抽出できるようにするための機能。
●管理権限制御機能
検索や監査権限を細かく制御できる機能。特定ユーザは特定の期間だけ、特定のアドレスのメールに限って検索可能といった形で権限管理が行えるツールがある。
●メール復元機能
ユーザが自分自身のメールを消してしまっても復元できる機能。複数メールを一括して、メールBOXに復元が可能なので、一種のバックアップとして利用できる。
メールアーカイブの導入メリットとは？
メールアーカイブの導入メリットとしては、主に次の5つが挙げられる。
●証拠文書の提出が可能
企業活動の中で問題が発生し、電子メールでやりとりした経緯などの行動を立証するための「証拠文書」が必要になった場合、素早く問題メールを検出できる。
●メールのバックアップを簡単に実行できる
各クライアントがメールを好きな時間にバックアップサーバにアップロードできるようになる。
●上長によるメール監視
直属の部下のメールチェック並びに社内周知による監視の徹底を図ることができる。
●メールのリストアが容易
メールのリストアをユーザが自分で行うことができるようになり、いちいち情報システム部門に要望を出さずに済む。
●メールデータ紛失後の事後処理が可能
万一モバイルPCなどを紛失し、取引先とのメールが外部に流出する恐れが出てきた場合、どのメールデータを紛失したのかを取引先に通知することができ、事後処理に役立つ。
