プロジェクト管理ツールの深浅を判断する

　プロジェクト管理ツールという名がつくものでも、目的や意図が若干異なっていることがあるので注意したい。プロジェクト管理やポートフォリオ管理などPMBOKのような管理体系にあわせた機能が実装されているものもあれば、現場レベルでのタスク管理を中心に機能が実装されているツールもある。

　前者はプロジェクトマネジャーにとっての管理ツールになるし、後者はプロジェクトメンバーが日々タスク管理に利用するようなものだ。両者を併用しているケースもあるようだが、いずれにせよ提供されているプロジェクト管理ツールの得手不得手はしっかりと見ておきたい。

　ちなみに、タスク管理が中心の製品では、プロジェクト管理のみならず、顧客からのメール問い合わせに対する対応状況などを管理する業務サポートに活用するといった使い方もできる。

レポーティング機能がとても重要

　プロジェクト管理では、プロジェクトマネジャーが進捗を把握するための情報はもちろん、メンバ同士で確認する情報やプロジェクトオーナーとなるステークホルダが把握したい情報など、関係者によって見たい、見せたい情報が異なる。そこで重要なのがレポーティング機能の充実だ。ステークホルダ自身でもダッシュボード画面から情報が取り出しやすくなっていると、リアルタイムな判断が可能になる。

　一般的に進捗レポートはガントチャート一辺倒のケースも少なくないようだが、実際には突っ込まれやすい「余計な情報」はあえて見せる必要がない場面もあるだろう。必要なものだけ簡単に抽出したり、定期的にレポーティングできるようにフォーマットが用意されていたりする製品を選びたい。

メンバーが入力しやすくするためのコツ、工夫は？

　プロジェクトの進捗情報を正確に把握するためには、まずはプロジェクトメンバーが正確な進捗状況を入力することが重要になる。そこで大事なのが、手間のかからない情報入力、情報共有のための手法が提供されているかどうかだ。

　グループウェアなどでスケジュールを管理しているのであれば、スケジューラーに入力するだけでプロジェクト管理ツール側に進捗状況が反映できるものがいいだろうし、必要なドキュメントがプロジェクト管理ツールからアクセスできると他のツールを使わずともプロジェクトに集中できるようになる。現場に手間をかけずに情報が集まる仕組みかどうかは見極めたい。