遠隔地とのコラボレーションを実現

　テレビ会議システムやビデオ通話およびびチャットなどの、コラボレーションツール導入のメリットの1つは、遠隔地にいる従業員とのリアルタイムのコミュニケーションが可能になることです。

　会議をする場所を問わないため、会議室を予約する必要がなくなり、必要なときに迅速に話し合いの場を設けることができます。また海外を含む遠隔地との会議もリアルタイムで簡単に行えるので、出張コストが節約可能です。

　ファイル共有ツールを利用すれば、それぞれが都合のよい時間に作業を進め、あとでお互いに確認したり、コメントをつけたりすることができます。そして社内だけでなく、社外の提携先や契約社員などとの共同作業も行いやすくなります。

コミュニケーションがリアルタイムに

　企業内のコミュニケーションといえばこれまではメールが主体でしたが、返信をもらうまでの「時間差」が生じるため、グループで意見を短時間でまとめるといったケースには不向きです。その点チャットや電話、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーション手段が選べるコラボレーションツールなら、リアルタイムなコミュニケーションが実現するため、迅速に意見をとりまとめることができます。

紙を大幅に削減

　会議の場合など、資料を事前にポータルにアップしておけば、参加者はノートPCやタブレットなどで資料が閲覧できるので、紙の資料を配布する必要がなくなります。

　経費の処理、稟議（りんぎ）書の申請、出張旅費の申請といったワークフローの電子化も、紙の削減につながります。

　コラボレーションツールの導入が成功すれば、社内で使用する紙の量は大幅に減ることは間違いありません。