ツールの導入目的は「業務効率化」

　最後に、文書管理ツールの「導入目的」を尋ねた。その結果、1位は「業務効率化」で36.7％、2位は「ペーパーレス化文章の保管スペース削減」で22.2％、3位は「内部統制対策」で14.6％、4位は「社内ナレッジ活用」で12.7％、5位は「バージョン管理」で3.8％だった（図4）。

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図4 導入目的（2017年）

　ここ数年でスマートデバイスの業務利用が進んできたことに伴い、営業先や建設現場、工場内などでスマートフォンやタブレット端末を利用して社内文書や情報を活用するなどの事例が増えた。

　さらに2015年、2016年の電子帳簿保存法改正で紙文書の電子化はより簡単に、より企業メリットの大きい施策と認識されつつある。これまで紙文書の保存や管理にかかっていた人件費や経費の削減はもちろん、前述したスマートデバイスに絡めることで、社内会議や営業先の打ち合わせなど社内外で文書が活用できるようになってきている。

　また文書管理ツールを活用すればデバイスに情報を残さない運用ができるため、働く場所や時間帯に多様性を持たせる「働き方の多様化」を実現することも可能だ。

　文書管理というとこれまで内部統制やコンプライアンス、リスク対策の強化といった”守り“の側面が強い印象があるかもしれないが、前述した外部環境の変化も相まって業務効率や顧客満足度の向上、ひいては働き方の変革による従業員満足度の向上や自社採用力の強化など、企業にとって「攻め」につながる施策となってきたともいえそうだ。