パワーユーザー向けの内容について、近ごろ利用する機会が増えた「Microsoft Teams」の社内教育を例に挙げると、タブの活用方法やファイルの管理方法、連携して利用する「Microsoft Planner」「Microsoft Forms」の利用方法といった、応用的かつ実践的な内容を含めるといい。さらに踏み込んだ活用を進めるには、パワーユーザー同士で社内の利用例を共有し合ったり、機能の使い方を教え合ったりする機会を作ることも効果的だ。

　その他の従業員については、まずは基本的な操作方法を含む教育から始めるといい。注意すべきは、教えるツールや機能を増やしすぎないことだ。基本的な操作方法を学びたいユーザーにとっては、あれもこれもと詰め込み勉強のように教えられても消化不良で終わってしまうことがあるからだ。

　講習会の実施方法は、コロナ禍をきっかけに会議室などに集合する方法からオンラインで学習コンテンツを視聴する方法へのシフトが進んでいる。講習コンテンツについては、操作方法などを動画で説明し、社内に共有する企業もある。教材に動画を用いることで、操作手順が分かりやすくなり、分かりにくいところは何度も見返すこともできる。好きなときに空いた時間を利用して学ぶこともできるなど利点も多い。

パワーユーザーを味方に付けたさらなる取り組み例

　従業員の中には、そもそもツールの便利な機能の存在を知らないといったユーザーもいる。そうしたユーザーに対しては、機能の認知度を高めるための社内向けの広報活動も有効だ。ポータルサイトでツールの便利機能を定期的に紹介したり、メールマガジンを定期的に配信したりといった工夫をする企業もある。さらにツール教育に力を入れている企業では、社内に向けた相談会や、業務時間の合間を縫ってミニセミナーなどを実施している。

　Microsoft 365の活用推進に前向きな企業では、パワーユーザーを講師とした講習会を実施する例もある。従業員にとっても、同じ現場目線での活用方法やアイデアは参考になることが多く、単に機能を説明されるだけよりも納得感が得られ、理解も進む。身近な仲間から勧められたことは心理的に受け入れやすい。こうした施策が可能な企業は、IT部門とパワーユーザーが一緒に講習会の内容を検討し、協力し合いながら進めるといいだろう。

　ある程度ツールの利用が進み始めたら、従業員同士が情報を共有し合えるコミュニティーを運用してみるといい。基本的にはIT部門が主体となって従業員の質問に答え、時にはパワーユーザーの協力を得てもいいだろう。

　大事なことは、ユーザーに対して継続的に情報を発信し、コミュニケーションを取る手段を用意しておくことだ。ご存じの通りMicrosoft 365はクラウドサービスであり、日々機能の追加や改善が加わるものだ。ユーザー教育もそれに合わせて継続的に進めるのが理想的だ。「導入時にIT部門や管理部門が操作方法の説明会を実施したが、それ以降はユーザーに任せきり」という企業もある。しかしそれでは、従業員が追加機能をキャッチアップできないばかりか、ユーザーの使い方もアップデートされないといった事態に陥ってしまう。

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図2　導入前から導入後までのフェーズ別施策例（出典：筆者作成の資料）

　本稿ではMicrosoft 365を導入したものの活用が進まない背景には、従業員が「機能の使い方が分からない」「そもそも機能の存在を知らない」といった理由があり、問題解決のためのアプローチとして、従業員教育や社内向け広報活動を紹介した。

　こうした手法を採らなくても社内での活用は徐々に進むだろう。しかし、その時間を短縮するためには、従業員教育や社内向け広報活動が重要になる。さらに、継続的に機能の追加や改善が行われているMicrosoft 365を効果的に活用するためにも、情報発信やコミュニケーションは継続して行われことが望ましい。

　Microsoft 365では、機能の開発やカスタマイズの自由度に制限があるものも多く、サービスとして提供される機能をどれだけうまく利用できるかが鍵となる。そのためには、従業員教育や社内広報などの活動が求められる。従業員教育に力を入れる企業が増えているのもその表れだろう。