従業員のデータに変更があった場合、通常は担当者が人事システムに変更後の情報を入力する。データ連携機能などに対応している製品を使い、必要な設定をすれば、変更した情報も給与計算ソフトに転送可能だ。

　人事システムのモジュールを給与計算にも使っていれば、給与計算チームはデータに簡単にアクセスできる。しかし、給与計算ソフトと人事システムが分かれている場合は、データ転送用のインタフェースが必要になる。

税金の自動計算

　従業員や会社が支払う税金の計算には多くの時間がかかることもある。特に会社が税法の異なる地域で従業員を雇用している場合は複雑さが増す。

　給与計算ソフトがあれば、税金の計算を支払い期間ごとに自動で実施してくれる。

給与の時系列比較

　給与計算ソフトの多くには、支払額が従来と大きく異なる場合に、その部分を強調表示する機能がある。この機能を使えば、給与支払期間において労働時間を記録していない時給労働者がいる場合にも、それをシステムが警告するよう設定できる。

　給与担当チームは全てのデータをダブルチェックしなくても、問題が発生しそうな項目を素早く発見できるようになる。

定額控除額の自動計算

　給与計算ソフトは書く従業員の適切な控除額を自動で計算できるため、手動計算の手間を省ける。

　多くの従業員は福利厚生費を支払っているが、給与計算ソフトはそういった費用をそれぞれの給与計算に自動で組み込む。

勤怠データの統合

　上司による勤怠の承認記録や勤怠管理システムから取得したデータを、給与計算ソフトに送信できる。

　これにより、給与担当チームは労働時間や休暇・病欠の記録、また時間外労働手当や交代勤務の割増賃金といった例外的な情報にアクセスできるようになる。