「体制は万全でしたが、そう簡単にいきませんでした。みなが日常業務に加えてさまざまなミッションやプロジェクトを抱え、Boxの活用に時間を割けない状況でした。そこで、極力シンプルな運用を目指しました」（枝木氏）

　塩野香料で運用しているフォルダは4種類で、個人用の「個人フォルダ」、管理職以上が任意のアクセス権を設定できる「非公開共有フォルダ」、所属部員が全員アクセスできる「部門共有フォルダ」、そして社外とのやり取りに利用する「社外共有フォルダ」だ。区分がシンプルなので、どのフォルダを使えば良いか分かりやすい。社内専用の3つのフォルダは、社外ユーザーの招待やオープンリンクの発行はできない。

Box基本構造／フォルダは4種類（出典：塩野香料の講演資料）

　「以前は業務別や取引先別に細かくフォルダを分けていましたが、Boxは検索性が良いので、フォルダの構造をシンプルにして、検索して探す運用に変更しました。アクセス権が一目で分かるので、迷うことなく安心して情報を共有できるようになりました」（枝木氏）

頻繁な情報発信で、身近に、素早く、日常に浸透

　導入時は、新しいシステムが使われなくなるのではないかという懸念もあった。そこで、2023年2月から半年間かけて段階的にフォルダを解放し、少しずつ社内の理解を深めたという。

「『ベイビーステップ』を合言葉にしました。まず個人フォルダでBoxに慣れてもらい、徐々に部門共有フォルダや非公開共有フォルダ、社外共有フォルダを解放した。段階的に導入を進めたことで、情報システム部門に問い合わせなどが集中することを回避でき、運用の検討や操作のフォローなどを並行できました」

　Boxを身近に感じてもらうために、導入前は「Boxの導入を検討中です」「Boxのライセンスを購入しました」といった進捗状況を、導入後には使い方などの情報を頻繁に発信した。

　「半年で50回以上もBoxの話題を発信していました。今もBoxに関するFAQや活用事例、セミナー動画などを発信しています。今後も続けたいと思っています」（枝木氏）

またかと思われるくらいの情報発信（出典：塩野香料の講演資料）

　運用ルールの設定時は、「なぜBoxを導入したのか」を共有し、「脱 やらされ感」を目指したという。フォルダ構造や権限設定なども全体で共有し、ユーザーが自ら工夫できるような環境を整えた。

　操作マニュアルは超初心者向けのレベルから応用編まで、「たまご」「ひよこ」「にわとり」「焼き鳥」と名付けた。この取り組みが社内で評価されたことで、全社のBox活用の機運が高まったという。

　ハンズオンセミナーはこれまで計4回開催し、それぞれ50人以上が参加した。セミナーの内容は録画ファイルで閲覧できるので、導入後に入社したメンバーも学習できる。

既存システムとの連携で、どこからでもBoxへ

　Boxが日常業務に溶け込み、定着したことで、新たな課題が生じた。「さまざまなシステムから直接Boxを使用したい」というニーズが出てきたのだ。

　この課題を解決するために同社では、API開発はせずに標準機能を応用することで各システムとの連携を構築した。これまで、「Salesforce」「Quip」「Microsoft Teams」「Microsoft Outlook」「Microsoft Office」「Tableau」などをBoxと連携させた。複合機とはメール転送機能を使って連携させている。

　「API開発は、開発の経験がないメンバーにとって難易度が高く、外部ベンダーへの依存にもつながるので、標準機能での連携にこだわっています。比較的簡単に設定できました」

Shiono Boxプラットフォーム（出典：塩野香料の講演資料）

よくある導入時の課題をクリアに（出典：塩野香料の講演資料）

活用のアイデアが活発に飛び交う　議事録などにも利用

　Boxを導入してから1年がたち、同社はさまざまな効果を実感しているという。

　「Boxに情報が集約されたことで、Boxで検索すれば全て見つかる状態になりました。導入当初はユーザーからの問い合わせもありましたが、現在はユーザー自身で解決できる環境が整っています。Boxは社外ユーザーとのコミュニケーションにもなくてはならないツールです」（枝木氏）

　情報システム部門を悩ませていた課題も解決された。メールの誤送信もその一つで、メールにファイルを添付するのではなく、Boxのリンクを挿入する運用に変えたことで、誤送信時はリンクをオフにして、アクセスログを確認することで対応している。

　「Box Notes」の活用もはじまった。議事録だけではなく、人事、総務からの連絡をまとめた簡易ポータルサイトや、情報システムに関する資料、FAQなどに利用しているという。

　Boxは頻繁にバージョンアップがあるので欠かさずチェックをしているという。先日リリースされた「Box AI」や「Box Hubs」もトライアル中とのことだ。