ただし、Copilotを効果的に活用するためには「いつ使うか」が重要なポイントになる。便利な機能が用意されていても、それを適切なタイミングで使わなければ、十分な効果は得られない。これは、他の道具や機能と同じで、「使い方」だけでなく「使いどき」に目を向けることも大切だ。

　例えば、Outlookのメール要約機能ひとつをとっても、使う場面によって得られるメリットは異なる。長く続いているメールスレッドの流れを整理したいとき、1通の長文メールの要点だけを素早く把握したいとき、あるいは英語で書かれたメールの内容をざっくり理解したいときなど、同じ使い方、同じ機能でも、「使いどき」によって「うれしいポイント」が違う。

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図3　シンプルな機能でもさまざまな使いどころが考えられる（出典：筆者作成の資料）

まずは興味を持ち試すことからはじめよう

　また、Copilotを活用するにはどのような機能が備わっているのかを知ることも大切だ。そのためにはまず、Copilotのアイコンをクリックしてみて、どんな機能があるのかを素直に試してみることから始めてほしい。

　アイコンをクリックした先には、Copilotによって支援を受けられる幾つかの機能がまとまっている。さらに、各アプリに組み込まれたCopilotとのチャットでは、得意とする指示がチャットの上部にまとめて表示されており、プロンプトギャラリーを開けば、Microsoftが用意した指示のサンプル集を見ることもできる。こうした情報を手がかりに、「どんな場面で役立つか」を考えることが、Copilotを活用する第一歩になる。

いつもの作業で自然に生成AIを利用する

　生成AIが登場した当初は、チャット形式でAIに指示を出すスタイルに注目が集まった。ChatGPTのようなツールに文章で問いかけたり、命令文を入力したりすることで、情報を得たり文章を生成したりする使い方から広まっていった。しかし、チャットでAIに指示を出すという方法は、全ての場面に適しているとは限らない。業務の中では、そもそも何を指示すればいいのか分からなかったり、指示の仕方に迷ったりすることもある。生成AIを使うために悩む時間が増えてしまっては本末転倒だ。

　だからこそ、Copilotのようにアプリに組み込まれた形で提供される生成AIは、業務の中で“自然に使える”という点で非常に価値がある。特別な準備もなく、目の前の作業の中で、必要なタイミングでボタンを押したり、メニューを選択したりするだけだ。実際に使ってみると、その気軽さと使いやすさを実感できる。

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図4　Microsoft 365 Copilotは、Microsoft 365に組み込まれているからこそユーザーが簡単に利用できるものになっている（出典：筆者作成の資料）

　もちろん、現時点ではCopilotの機能や実装方法にはまだ試行錯誤の跡が見られる。提供されている機能も発展途上であり、今後の改善や拡張に期待する部分は多い。しかし、日々の業務の中で使ってみると、Copilotのような形で実装された生成AIは、非常に使いやすく、無理なく受け入れられると感じている。多くのユーザーが気軽に使い始められる“入り口”としての役割も、Copilotにはあるのではないだろうか。

生成AIはCopilotによって業務で利用する道具の一つになる

　このように、Microsoft 365のCopilotが目指しているのは、「生成AIを使っている」と意識することなく、いつもの業務の中で違和感なく使え、作業の流れを止めずに使えることなのではないだろうかと考えられる。生成AIを“特別な技術”として構えるのではなく、“必要なときに手に取る業務の道具”として活用する。そんな発想が、Microsoft 365のCopilotを、そして生成AIの活用をより身近なものにしていくだろう。