「他社製品も幾つか検討しましたが、最終的にHRBrainのシンプルなUIが導入の決め手になりました。例えばある製品は、メインメニューとは別の画面から年末調整サービスにアクセスしなければならないものもありましたが、HRBrainは、メインメニューから人事評価や人員配置、年末調整、ストレスチェックなど全てのサービスにアクセスできます。シンプルな操作画面は直感的で使いやすく、現場の職員が活用しやすいのではないかと考えました」（吉川氏）

　吉川氏によると、導入をさらに後押ししたのが、同システムに備わっている「HRBrain WorkSuite」機能だったという。

　HRBrain WorkSuiteは、運用スタイルに合わせてカスタマイズが可能なノーコードのアプリ構築機能だ。テンプレートを基にカスタマイズできるため、一般的な人事業務であれば、プログラミングの知識がない現場担当者でも短時間でアプリを開発して業務を効率化できる。

　「幹部会で共有する事業の進捗管理資料がExcelシートだったため、HRBrain WorkSuite機能を使って進捗管理用のアプリを開発してみました。すると、システムに詳しくなくても直感的にアプリを開発できて驚きました」（吉川氏）

　同市は2026年3月の議会で予算が確定したのち、「HRBrain タレントマネジメント」「HRBrain 労務管理」の導入を正式に決定した。

年末調整の負担軽減とデータ一元化による人材活用の最適化に期待

　導入から約2カ月が経過した現在、安芸高田市はシステムの本格稼働に向けて人事評価シートを作り込んでいる段階だ。小野氏は、「まずは1年間を通じてシステムを確実に稼働させることが直近の課題です」と強調するが、既に具体的な業務効率化のロードマップは見えている。

　最も期待されているのが、年末調整における事務負担の軽減だ。新たな業務フローでは各職員がシステムに直接データを入力するため、集約したデータをCSVで書き出し、既存の給与システムへ一括インポートする運用に変えることができる。これによって、提出された年末調整の用紙を確認しながら1件ずつ手入力していた手間がほぼゼロになり、職員係の時間外労働の削減と人為的ミスの抑止効果が期待される。

　「これまでは必要項目を用紙に手書きする必要があったため、職員に大きな負荷がかかっていました。システム化によって、前年度のデータなどを参考にしながら入力する形になれば、作業が大幅に効率化され、組織全体の事務負担軽減につながります」（小野氏）

　また、吉川氏は、「アンケート機能を活用すれば、アンケートの結果をすぐに集計して可視化できるだけでなく、他のデータとひも付けられます」と期待を寄せる。

　「これまでは、職員を対象にしたアンケートを『Google Forms』などで実施してきましたが、職員が名前や所属を逐一入力する必要がありました。システム内でアンケートを実施できるようになれば、既にアカウントを登録しているため、そうした手間がかかりません。また、データの集計や他データとのひも付けが容易なため、職員ごとのデータを蓄積して人事評価や人員配置などに活用できます」（吉川氏）

　市役所などの自治体では、定期的な人事異動はつきものだ。小野氏は、「複数のデータを一目で確認できるようになれば、在職年数や本人の希望をひも付けた、より客観的で適切な人員配置が可能になると考えています」と強調する。

　「システム化によって、これまでは個別データだった職員の所属や経歴、異動希望などの情報が一元的に管理できるようになります。システムには、ツリー構造で組織を可視化し、人材抜てきや適正配置を実現する『組織図ツリー』機能が備わっています。この機能を使えば、職員のキャリアを確認しながら画面上で配置をシミュレーションできるため、適切な人員配置の実現に貢献できるのではないかと考えています」（小野氏）

　少子高齢化や労働力不足により、地方自治体を取り巻く環境は年々厳しさを増している。小野氏は最後に、これからの自治体経営におけるシステム活用の重要性を次のように語った。

　「職員数が減少傾向にある中で、DXを推進して事務の効率化を図ることの重要性は増しています。まずは紙を使った業務をできるだけ減らすなど、職員係としてできることを進めていくつもりです。今回のシステム化によってデータを一元管理し、より良い人材育成や適正配置を進めることで、職員の離職防止や人材確保にもつなげていきたいと考えています」