開発や提案、保守・運用などの現場で取り扱う文書の種類や量は増加している。文書の保存先も社内ファイルサーバやクラウドストレージ、ビジネスチャット、個人用端末など多様化しており、必要な文書の所在や最新版の判別が難しくなるケースが増えている。その結果、文書を探す時間や確認の手戻りが日常業務で積み重なり、生産性の低下につながっている。

　業務文書の保管先に関する設問では、「社内のファイルサーバ（NAS・共有フォルダ）」が57.5％で最多となった。「ビジネスチャットのファイル機能（『Slack』『Teams』など）」は51.9％、「クラウドストレージ（『Googleドライブ』『Box』『Dropbox』など）」は50.0％だった。その他、「個人のPC・個人アカウントのドライブ」は34.0％、「文書管理システム・専用の文書管理ツール」は33.0％、「社内Wiki・情報共有ツール（『Confluence』『Notion』など）」は32.1％、「紙の書類・キャビネット」は25.5％、「メール添付の履歴」は21.2％と続いた。複数の保管先が併存する状況が確認された。

勤務先の文書保存場所（出典：Fleekdriveリリース）

　文書の保管場所数では、「2～3つに分かれている」が43.4％、「4～5つに分かれている」が19.8％、「6つ以上に分かれている」が11.8％となり、2カ所以上に分散している回答は計75.0％だった。「1つにまとまっている」は12.7％だった。

　必要な文書を探す際、保存場所が分からず、どこを探せばよいか迷った経験について尋ねたところ、「よくある」が20.3％、「時々ある」が35.8％、「たまにある」が28.8％だった。「迷った経験がある」と回答した人は合計84.9％に達し、多くの担当者が文書の所在把握に課題を感じている実態が見えた。

　分散によって生じる問題では「目的の文書を探すのに時間がかかる」が59.1％で最多だった。「どれが最新版か分からなくなる」は42.1％、「必要な文書に自力でたどり着けないことがある」は32.1％、「同じ内容を複数の場所に転記・コピーする作業が発生する」は31.4％、「古い情報を参照してしまうことがある」は30.2％、「同じ文書を複数のツールで二重に管理している」は27.0％となった。

保存場所の分散による問題（出典：Fleekdriveリリース）

　旧版文書の参照による手戻りやトラブルの経験では「頻繁にある」が9.9％、「時々ある」が49.1％、「一度はある」が25.5％で、経験者は計84.5％だった。

　その要因としては、「どれが最新版か判別する仕組みがない」が55.9％で最多だった。「置き場所がバラバラで、更新の有無を追えない」は43.0％、「更新・管理のルールが定まっていない」は38.5％、「更新する担当・責任の所在が曖昧」は33.5％、「そもそも更新されないまま放置されている」は20.7％となった。

　担当者の退職や異動時に生じた支障では、「必要な文書が見つからず、探すのに時間がかかった」が43.9％で最多だった。「前任者にしか分からず、内容を再現・作り直すことになった」は38.2％、「新メンバーの引き継ぎ・立ち上がりが遅れた」は30.7％、「全社共通の置き場がなく、新任者がどこを見ればよいか分からなかった」は23.6％、「過去の経緯やナレッジが失われた」は18.4％だった。「特に困った経験はない」は17.0％にとどまり、多くの回答者が支障を経験していた。

退職・移動により発生する問題（出典：Fleekdriveリリース）

　文書管理状況が日常業務へ及ぼす影響では「非常に影響している」が13.7％、「ある程度影響している」が59.0％で、計72.7％が業務効率への影響を認識していた。

　探索時間や旧版資料による手戻りで失われる時間は、「週5時間以上」が5.2％、「週3～5時間程度」が21.2％、「週1～3時間程度」が27.4％だった。週1時間以上の損失は計53.8％となった。

　文書管理ツールに求める項目では「情報を一元管理できること（正本を1か所に集約）」が64.6％で首位となった。「検索のしやすさ（目的の文書にすぐたどり着ける）」は54.7％、「バージョン管理（最新版・更新履歴の管理）ができること」は47.2％、「操作ログ・監査性（誰がいつ閲覧・編集したか分かる）」は20.3％、「細かな権限設定ができること」は19.3％、「保存容量の大きさ」は16.0％、「操作の使いやすさ」は12.7％だった。

文書管理ツールに求めるもの（出典：Fleekdriveリリース）

　調査結果から、保管容量より、情報集約や検索性、版管理を重んじる傾向が示された。文書分散や旧版参照、担当者交代時の支障など、文書管理を巡る現状も数値として示された。

　なお、調査はFleekdriveが、IDEATECHが提供するリサーチPRサービス「リサピー」の企画によるインターネット調査によって実施した。対象は、IT・情報通信業に勤務し、業務上の文書の管理・参照に携わる会社員212人。調査機関は2026年6月23～24日。