情報システム部門が抱える情報共有とナレッジマネジメントの課題（2016年）／後編：IT担当者300人に聞きました（2/3 ページ）

[キーマンズネット]

利用者の意識、リテラシー、人材不足、ルールの不備など問題点はさまざま

　問題点の詳細を見る前に、前章で取り上げた「ITツールを導入・利用したことで現在抱えている問題点は何なのか」のワースト5を列挙する。

1. 「情報の検索、再利用が難しい」（36.5％）
2. 「一部のユーザーしか使っていない」（33.3％）
3. 「情報共有する際のポリシーができていない」（32.3％）
4. 「社外から利用できない」（26.2％）
5. 「利用を推進する部門がない」（22.2％）

　そして、上記それぞれに関連する代表的なコメントを整理したものが以下だ。

1.「情報の検索、再利用が難しい」

• 「必要な情報がどこにあるか分からない」
• 「必要な時にどこにあったか分からなくなる」
• 「必要なファイルが最新でない（最新がどれなのか分からない）」
• 「文書が散乱している」

など、「どこに、何があって、どれが最新なのか」分からないというケース。

2.「一部のユーザーしか使っていない」

• 「使える職員と使えない職員との差が大きくなりはじめていて、結果的に情報共有に支障が出ている」
• 「管理職以上にこうした共有ツールを嫌悪する人が多い」

など、そもそも「使える人と使えない人・使おうとする人としない人」に二極化する傾向にあるようだ。

3.「情報共有する際のポリシーができていない」

• 「部門単位でのローカルルールが多く、全社的統一したルールが存在しているのかどうかよく分からない」
• 「情報を共有しようとしない」
• 「ユーザーに、ITを利用して情報共有を図っていく意識がないことが問題」

など、ルールと意識の両面が障害になっているケース。

●4.「社外から利用できない」

• 「事業所内にクローズされており、部門間をまたいだ仕組みが不足している」
• 「客先に常駐している場合、社内のグループウェア、メールなどは閲覧ができない」
• 「外部出向者からのアクセスが難しい」
• 「海外とのコミュニケーションツールが不十分である」

など、同一ロケーションでないと利用できない仕組みになっていることは多そうだ。

5.「利用を推進する部門がない」

• 「ITの専門家が社内にいない」
• 「使い方を理解している人が少ない」
• 「必要性はほとんどの社員が感じているが、主導するキーパーソンが時間を割けない」

といった、適任者がいないか、いても時間が足りないといったケース。

• 「ルールが整備されていない」
• 「利用者への教育や働きかけが足りないのか、もう1つ効果が伸びない」

など。そもそも導入時にルールができていなかったり、導入後の社内教育や意識付けが十分でなかったりするケース。

　なかには、「スケジュール調整を簡易にするためにグループウェアを導入したが、スケジュール自体が機密事項扱いとされ、閉ざされたグループ内でしかスケジュール共有が許可されず、結局、電話でスケジュール確認をしている」「結局は電話や対面での打ち合わせが減少しているとは思えない」「それなりの環境が整っているが、使う側がその状況を分かっていないケースがあり、コンタクトを取る際、結局電話・メールになってしまうことがある」といったアナログ回帰や、「直接の会話が減って、意思疎通が不完全な場合が散見される」というような本末転倒な状況が生じていることもあるそうだ。