Web会議サービスの基本、知っておくべき5つの機能とは：そこが知りたい！Web会議

Web会議はテレビ会議の簡易的なもの。そう勘違いする人も多い。Web会議は、単に離れた場所にいる相手とのコミュニケーションをとるだけのサービスではない。

[キーマンズネット]

　今注目を浴びる「Web会議」サービス。各地域に支社や出張所、工場、あるいは店舗などを持つ企業が導入の検討をスタートしています。しかし、その基本機能については、「テレビ会議みたいなもの？」という認識しかない人も多いのではないでしょうか？

　今回はWeb会議サービスの基本機能を紹介します。Web会議は、単に離れた場所にいる相手とのコミュニケーションをとるだけのサービスではありません。自社のビジネスを進化させたり、業務効率を上げたりするヒントがあるので、解説を参考にしてみてください。

離れた相手と効率的にコミュニケーションできるWeb会議

　専用端末や専用回線が必要な「テレビ会議」と違い、「Web会議」は、利用者のPCあるいはモバイル端末の「Webブラウザ」を使います。例えばクラウド型のWeb会議サービスを契約すれば、特別に機器を購入したり、システムを変更したりしなくてもIDとパスワードだけでスタートできることがほとんどです。Webカメラとマイク、スピーカーなどが必要ですが、これもPCに付属のもので対応できることが多いです。まずは、その基本機能を把握しましょう。

　Web会議サービスの主な基本機能を列挙します。

1. 通話相手の顔を見ながら会議
2. 音声会議
3. デスクトップ共有
4. チャット
5. 在席確認

（1）通話相手の顔を見ながら会議

　Web会議で最も使用される基本機能です。「離れた相手と顔を合わせて話をする」というコミュニケーションを可能にします。PCはもちろん、タブレットなどモバイル機器でも参加できますので、急きょ出張になったメンバーがタブレットで会議に参加するといったことも可能です。

　また、ブラウザを利用しますので、インターネットにつながるPCさえあれば、利用できます。OSの違いも気にしなくていいことがほとんどです。むしろ、インターネット接続のスピードが大きな要素となりますので、ある程度高速にインターネットネットに接続する環境を確保することが大切です。

（2）音声会議

　音声だけでのやりとりも可能です。「Skype」を利用したことがある人はすぐイメージできると思います。本当にこれから始めようかどうしようか、という小規模な会社では、まずSkypeなどの無料サービスからはじめてみるのも1つの手でしょう。

（3）デスクトップ共有

　PCの画面を参加者で共有して、「このグラフのこの部分を見てください」といった打ち合わせを行うことができます。Web会議サービスの一番のキモはこれでしょう。テレビ会議では「みんなで顔を合わせて意見交換」といった雰囲気になりがちですが、Web会議サービスは、もっと「実務的な打ち合わせ」を可能にします。うまく利用すれば出張するしかなかった案件をWeb会議で済ませることができるようになり効率化につながるでしょう。

（4）チャット

　（2）同様、文字だけでのやりとりも可能です。この「音声だけ」とか「文字だけ」の機能は、Web会議で必要なのか？　と疑問に思うかもしれませんが、使い慣れてくると、会議初めのコミュニケーション部分だけ顔を映し、その後のやりとり部分は「映像は必要ない」と判断する会社もあるようです。音声とチャットのやりとりで十分なら、高画質のWeb会議サービスを選択する必要はなくなりますね。

（5）在席確認

　参加する人は基本的に離れた所にいるため、「もう初めていいかな？」というタイミングがつかみづらいといわれます。その場合「在籍確認」の機能があれば、相手の在籍状況を「色」や「アイコン」で判断できます。例えば緑は参加可能、赤は取り込み中、黄色は業務時間外、黒はオフラインなどとといったように分かります。在席を確認して、Web会議を開始しましょう。

　もちろん、この他にもさまざまな機能があり、他のツールと連係できるWeb会議サービスもあります。しかし、初めて導入検討する企業は、基本機能が備わっており、後からいろいろと変更ができるクラウド型サービスが無難です。さらに無料試用期間のあるサービスを選択して、まずは使い勝手を試してみるといいでしょう。