文書管理ツールの導入状況（2017年）／前編：IT担当者300人に聞きました（2/3 ページ）

[キーマンズネット]

「マニュアル・手順書」管理に寄せられた課題感

　次に文書管理ツールで「管理する文書・情報の分野」を尋ねた。

　1位は「マニュアル・手順書」で70.3％、2位は「社内規定」で65.2％、3位は「議事録」で51.3％、4位は「設計書など」で35.4％、5位は「契約書」で41.8％と続いた（図3）。この傾向も前回調査より変わっていない。

図3 管理する文書・情報の分野（2017年）

　それでは業務上作成されるこれらの文書や情報を管理する中で「課題と感じている点」はどこにあるのだろうか。多く寄せられた声を大別し、それぞれの理由についてフリーコメントを挙げて見てみよう。

電子化できていない

• 紙ベースの資料が多く、保管場所の問題が今後懸念される
• 電子化できていない書類の電子化が必要と感じる
• 紙媒体がメインである。電子媒体は、ファイルサーバやグループウェア、あるいはPCやメモリ上にて管理（主に個人単位）しており統一性がない

検索に手間がかかる

• 必要な文書を探すのが大変
• 関連する文書や、最新の文書を探すのが大変
• 検索の多様性（キーワード、タグ、種類、機密レベル、日付）がなく効率が悪い

情報管理ルールが明確でない

• どこにどんな文書があるのかが分からない。人依存の文書が多い。案件ごとに重複して存在するので、リソースの無駄がある
• 全てが個人任せになっている。プロジェクトごとにその都度ルールが決められるため、プロジェクトが違うと、ネーミングやフォルダの構造まで違っている
• 個人個人で管理しているため、担当が変わったときの引継ぎが大変になっている
• 文書管理のルールが明確でなく、個人や部門ごとにバラバラになっている
• 管理ルールが曖昧で、管理責任者による頻繁な更新が発生してしまう
• 各部門に多数存在するローカルルールの共通化

　特に「バージョン管理ができていない」「情報管理ルールが明確でない」といった声は、社内で文書や情報を管理できていない企業からよく聞かれる課題だ。管理文書の分野では「マニュアル・手順書」や「社内規定」が上位に挙がっていたが、これらの情報は確認したいときに確認できるスピードと情報の正確性が特に求められる分野である。

　「更新前のマニュアルに沿って作業してしまった」「一世代前の社内規定に従って判断してしまった」など、情報のわずかな違いが大きな事件に発展したり業務効率の低下を招いたりすることもよくある話で、このあたりを意識した上でしっかりとした情報管理体制を構築する必要があろう。