入れて分かった「Microsoft 365」導入における7つの“つまずき”ポイント

VTVジャパンは組織内に乱立していたメール、チャット、掲示板などのツールをMicrosoft 365に統合することを考えた。単にツールだけでなく、導入、運用設計など考えることは多い。実際に入れて分かった7つの注意ポイントを解説する。

[小山新吾，VTVジャパン]

　私が勤めるVTVジャパンでは、ビジネス的な観点からさまざまなコラボレーションツールを併用してきましたが、メールやチャットなどのコラボレーション基盤を「Microsoft 365」へ移行しました。今回は、当社でのMicrosoft 365への移行の経緯やプロセス、活用状況などを振り返りながら、Microsoft 365導入における注意点について解説します。

著者プロフィール：小山新吾（VTVジャパン　経営企画室　営業企画チーム）

2005年5月にVTVジャパンに入社。現在大阪オフィスで勤務。営業職を経て、2013年に営業企画チームに配属。メールマガジン「VTVジャパンメールニュース」の編集長として、オンライン会議やビデオ会議、Web会議、周辺機器など、ビジュアルコミュニケーションにまつわる最新情報やリアルな現状を毎月1回配信中。

Microsoft 365への移行、起点は、部署、部門でのツールの乱立

　われわれVTVジャパンがMicrosoft 365へ移行しようと考えた目的は、業務ツールとして定着しているMicrosoft 365へ統合することで、知見やノウハウを社内に蓄積し、ビジネスに生かすことが目的の一つでした。

　これまでは、企業ごとに最適なコラボレーション環境を提供するという当社のビジネスの視点から、社内でさまざまなツールを併用しながら業務を進めてきました。スケジューラーについては「サイボウズ Office」を、メールは「Mozilla Thunderbird」、チャットツールには「Skype for Business」、掲示板は自社構築の社内SNSといった環境です。しかし、チャットツールの利用においては部署によって個別最適化されており、マーケティング部門では「Cisco Webex Teams」を活用するなどツールが組織に乱立した状況でした。当社はさまざまなベンダーのソリューションを扱っていることから、複数のツールをあえて併用していたのです。

　当然ですが、複数のツールを利用することで運用管理が煩雑になってしまうだけでなく、どのツールに何の情報があるのかが明確でなく、そうした現状把握も属人化してしまう傾向にありました。そのため、部署をまたがったやりとりがうまくいかず、わざわざ席に尋ねていくという状況も散見されていたのです。この状況を変えようと、Microsoft 365を導入して基盤を共通化し、ルールの徹底や情報ガバナンスの強化を図っていくことを目指しました。もちろん、ツールを併用することによって膨らんでいたライセンスコストの圧縮も期待された効果の一つです。

　まずは、「Microsoft Exchange Online」をメールサーバーとし、スケジュール及び会議室や備品管理などは「Microsoft Outlook」と連携させ、各クライアントPCから共有できる環境を構築しました。チャットやオンラインでの打ち合わせは「Microsoft Teams」を利用することにしました。ライセンス契約プランは「Microsoft 365 Business Standard」です。

　Microsoft365に統合したことで、他部署を含めたチャットや簡単なミーティングがMicrosoft Teamsによって容易になり、利用頻度は高まっています。導入当初はチャットやビデオ会議の実施件数は数十件程度でしたが、導入後3か月後ではチャットは5万メッセージを超え、Microsoft Teamsでのビデオ通話および会議は300件ほどにまで利用が拡大しました。営業チームでは情報共有のスレッドがMicrosoft Teamsに立ち上がり、掲示板よりもライトな情報共有が活発に交わされています。皆の前では聞きにくいちょっとした質問でも、チャットを通じてと気軽にやりとりができるようになったのも効果の一つです。

入れて分かったMicrosoft 365の導入における7つの注意点

　Microsoft 365の導入を経験したことで、新たな気付きも得られました。Microsoft 365を基にした、企業におけるコラボレーション環境づくりにおける7つの注意点を紹介します。