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» 2023年04月19日 07時00分 公開

ユーザーが選んだ「Excel」の時短に役立つ便利機能10選

XLOOKUPやVLOOKUPなどの関数や、ファイル操作や書式、シート操作など、Excelには数えきれないほどの機能がある。それらをどこまで理解できているだろうか。

[土肥正弘ドキュメント工房]

 Excelにはデータ分析や集計、グラフ制作などに役立つ数えきれないほどの機能があり、ショートカットキーだけでも200を超える。職場では「万能ツール」としてさまざまなシーンで役立てられている。

 日本マイクロソフトはオンラインイベントで、ユーザーに支持されている人気の機能やショートカットを紹介した。

ユーザーが選んだ「Excel」の10の機能、ショートカット

 Excelの機能、ショートカットの中から、ユーザーから評判を得ているものを順に見ていこう。

1.条件付き書式(データバー)

 「範囲を選択」から「ホームタブ」→「条件付き書式」→「データバー」で配色を選択すると、セル内にデータバーが表示され、おおまかなデータの傾向を視覚化できる。

テーブルの数値を基に簡単なグラフを表示できる(出典:日本マイクロソフト公式twitterから抜粋)

2.漢字にルビをふる

 「ホーム」タブの「フォント」グループの「ルビ」ボタンをクリックして、「ふりがなの表示」をクリックするとふりがなが表示される。オンライン版でも可能になった。

3.セルの選択範囲を部分解除

 セルの範囲をドラッグで選択したが「ドラッグし過ぎて余計なセルを選んでしまった」「選択した後に不要なセルがあった」といった場合、「Ctrlキー」を押しながら不要なセルをクリックまたはドラッグすれば、その部分だけ選択を解除できる。

4.INDEX関数とMATCH関数を用いたグラフの自動化

 INDEX関数とMATCH関数を使えば、これまでVLOOKUP関数を使っていたデータの抽出が容易になる。テーブルから特定の範囲の数値を抽出でき、グラフ作成も自動化できる。

5.行、列を非表示にするショートカット(「Ctrl+ 9」「Ctrl + 0」)

 Excelの行番号または列番号を選択して右クリックすると、行や列を非表示にできる。「Ctrl」+「9」で行を、「Ctrl」+「0」で列を非表示にする。

6.「=」がないテンキーでの計算式入力

 テンキーに「=」キーがない場合、文字キーで「=」を入力するのは面倒だが、「1+2+3」のように「+」を頭に入れると計算式として認識され、入力の手間を軽減できる。

7.フラッシュフィル(Ctrl + E)

 フラッシュフィルのショートカットで表中の法則性を検知して、同じパターンのデータを自動入力ができる。例えば「姓」と「名」を分けたいとき、 最初の1行だけを入力して「Ctrl + E」を押せば残りのデータを一瞬で入力できる。

「姓」と「名」を分割させたい時(出典:筆者作成の資料)

8.ガントチャートの作成で使えるテンプレート

 「新規作成画面」にあるテンプレートの検索ボックスで「ガントチャート」と検索すると、数種類のテンプレートが表示される。特に、プロジェクト管理に利用されることが多いガントチャートのテンプレートは人気だ。

9.XLOOKUP関数

 VLOOKUP関数と似た関数だが、検索列が左端でなくてもよく、複数のセルに計算結果を表示できるなどの利点がある。

10.オートSUM

 「Alt」+「Shift」+「=」で隣接するセルの合計値が計算できる。合計欄をまとめて選択して一気に計算することも可能だ。

本稿は、オンラインイベント「Microsoft 365 & Teams Day 2023」(主催:日本マイクロソフト)のセッション「Microsoft 365 Apps ティップス&テクニック 生放送!」で紹介された内容を編集部で再構成したもの。

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