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» 2021年09月28日 07時00分 公開

意外になりがちな“Teamsメッセージ迷子” プロが教えるカンタン情報整理術

「あのメッセージは誰がどこに投稿したのか分からない」「メッセージを全部開かないと見つからない」。今回は、こうしたTeamsで起こりがちな、ちょっと困ったシーンで使える小技とノウハウを紹介する。

[中村太一,Microsoft MVP]

 これまでは、「Microsoft Teams」(以下、Teams)の「会議機能」に焦点を当てて、使える機能やワザを紹介してきましたが、Teamsは会議専用ツールではなくユニファイドコミュニケーションツールです。つまり、「ビジュアル」「ボイス」「テキスト」によるコミュニケーションを一つのプラットフォームで可能にするものです。

 Microsoftが2021年9月9日(米国時間)に公開した論文によると、「テレワークの浸透によってコミュニケーション方法が変化し、以前よりもメールやチャットなどの非同期通信への依存度が高くなった」とあります。

 テレワークニーズが高まったことでオンライン会議ツールの利用が急増し、オンライン会議機能の開発が最優先されてきましたが、メールやチャットなどの非同期通信の依存度が高まったのは意外な結果でした。

 そこで今回は、Teamsの機能の中でも、インスタントメッセージング、つまり「チャット」にフォーカスします。チャットのやりとりも企業にとっての重要な情報資産です。そうした観点で考えると、普段のチャットのやりとりも考えるべきことがたくさんあります。

著者プロフィール:中村太一

居酒屋店員、ミュージシャン、Web制作会社での勤務を経て、現在、Avepoint Japanに在籍。派遣社員でイントラサイト運営をしていた頃に「Microsoft SharePoint」に興味を持ち、「Microsoft 365」沼にハマる。現在は、プライベートで「Art-Break×Tech」(通称「黒いブログ」)を運営し、Microsoft 365に関する情報を発信する。「Microsoft MVP for Office Apps & Services」「Microsoft MVP Business Applications」を受賞。


「過去のやりとりが見つからない」は本当にツールのせい?

 Teamsのチャット機能は便利そうに見えますが、課題もあります。SNSで「Teamsの検索機能はイケてない」という声を見かけます。つまり「検索精度が高くないため、目的のコンテンツや会話を探しにくい」ということです。

 筆者は長年仕事でもプライベートでもTeamsを使ってきましたが、検索精度が悪いと感じたことはありません。「なんで感じ方にこんなギャップがあるんだろう」と考えたところ、「検索しにくい」と感じさせるのは大きく2つの原因があると考えます。

 一つは「ツールの検索機能の精度が悪いこと」。これは先ほども言ったように、よく聞かれることですね。そして、もう一つが「検索しようにも、そもそもコンテンツが整理されていない」ということです。

 「検索」という行為は検索機能を利用するだけではありません。会話のスレッド群から目的のメッセージを探し出すことや、フォルダ階層をさかのぼって目的のファイルを探すことも検索行為です。つまり、Teamsのスレッド群やフォルダ階層を整理さえしておけば、検索機能に頼らなくても目的のものを探し出せる可能性が高くなります。

図 筆者が考える「検索」の2パターン‘(出典:筆者作成の資料)

 Teamsの検索機能に不満を感じるのなら、まずはコンテンツの整理方法を検討することから始めてみてはどうでしょうか。それが検索性の向上につながるかもしれません。「検索機能に頼らない工夫」をし、それでも目的の情報が見つからない場合は検索機能を利用するという考え方にシフトすると、「検索」に対する考え方が変わるかもしれません。

Teamsで“メッセージ迷子”にならない裏ワザ

 「このメッセージはAさんが書いていたことは分かるが、どこで書かれたのかが分からない……」。こんな時に使える、メッセージを探し出せる裏ワザがあるんです。

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