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仕事がちょっとラクになる「Microsoft Teams」3つの便利機能

「Microsoft Teams」にはテキストや音声コミュニケーション、ファイル共有機能などで使える便利機能が豊富にある。その中でも、特にユーザーが便利だと感じている機能を紹介する。

» 2023年04月25日 07時00分 公開
[土肥正弘ドキュメント工房]

 「Microsoft Teams」(以下、Teams)にはコマンドと呼ばれるタスクを実行するためのショートカットや、タイムラインの投稿を見落とさないための便利機能など、豊富なサポート機能がある。

 日本マイクロソフトは「Microsoft 365 Apps」に関する便利機能やTipsなどを「YouTube」や「Twitter」で発信している。同社主催のオンラインイベントで、2022年に発信した情報の中から特に多くの反響を呼んだTipsが紹介された。

仕事をちょっとラクにするTeamsの便利機能とコマンド

 Teamsはテキストコミュニケーションやファイル共有など、情報伝達を効率化する多くの機能を備え持つ。以降では、日本マイクロソフトが発表した、ユーザーに使われている人気機能やコマンドを紹介する。

1.「作成ボックス」の表示

 Teamsでメッセージを入力途中に「Enter」キーを押して、誤ってメッセージを送信してしまった経験はないだろうか。「作成ボックス」はそうしたメッセージの誤送信の防止に役立つ機能だ。

 拡張機能アイコンの左端の書式アイコンで「作成ボックス」を開いて入力することで、「Enter」キーを押しても改行として認識され、メッセージが送信されることはない。作成ボックスにはハイライトや箇条書きツールなどがあり、誤送信の防止だけでなく文章の体裁を整える手段としても使える。「Ctrl」+「Enter」キーで、作成ボックスでまとめた内容を送信される。

長文作成や箇条書きなどで使える「作成ボックス」(出典:オンラインイベントのキャプチャー)

2.メッセージの保存とリスト化

 Teamsのタイムラインには、雑談や業務に関する重要な情報などさまざまなやりとりが流れる。メッセージは時間の経過とともにタイムラインに流れていってしまうので、後で見返す必要がある情報は「保存」機能を使うと便利だ。操作は、該当のメッセージの右上にある三点リーダを押して「このメッセージを保存する」をクリックするだけだ。返信が必要なメッセージを保存して、タスクリストとしても使える。

三点リーダから「このメッセージを保存する」を選択(出典:オンラインイベントのキャプチャー)

 保存済みのメッセージを確認する方法は2つある。1つ目は、右上のプロフィールアイコンをクリックして「保存済み」から閲覧する方法。2つ目はTeams画面の検索ウィンドウに「/saved」と入力して保存リストにアクセスする方法だ。

保存済みの投稿はリストに追加され、右上のリボンマークで削除可能(出典:オンラインイベントのキャプチャー)

3.検索コマンドの表示

 ウィンドウ上部の検索ボックスに 「/」を入力すると、利用可能な「コマンド」の一覧が表示される。例えば「/find」コマンドを選択し、「チャネル」と「検索したいワード」を入力してEnterキーを押すと、目的のチャネルから検索ワードを含むメッセージを素早く検索できる。最近使ったファイルの表示や、自分宛のメッセージ検索など、Teamsにはさまざまなコマンドがある。なお、チャネルを選択し、[Ctrl] +[F]をクリックしてワードを入力するとメッセージ検索がより容易になる。

「/」から始まるコマンドの種類(出典:オンラインイベントのキャプチャー)

 なお、これらのTipsは日本マイクロソフトのユーザーコミュニティーやTwitter、YouTubeで豊富に紹介されているので、面倒に感じることがあれば調べてみるといいだろう。

本稿は、オンラインイベント「Microsoft 365 & Teams Day 2023」(主催:日本マイクロソフト)のセッション「Microsoft 365 Apps ティップス&テクニック 生放送!」で紹介された内容を編集部で再構成したもの。

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