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» 2023年12月01日 10時00分 公開

Microsoft 365 Copilotを利用する前に必ず知っておくべき注意点

「Microsoft 365 Copilot」の現時点での日本語版の状況や、利用前に注意すべきことなど、業務での活用を想定したリアルな情報を専門家が紹介する。生成AIを体験できるチャット機能「Bing Chat Enterprise」やビデオ編集機能「Microsoft Clipchamp」、共同作業機能「Microsoft Loop」などMicrosoft 365の注目機能についても解説している。

[元廣妙子キーマンズネット]

 2023年11月1日から一般提供が開始された「Microsoft 365 Copilot」(以下、Copilot)は、Microsoft 365のアプリケーションによる資料作成やデータ分析といった作業を生成AI(人工知能)で効率化するとして注目を集めている。自然言語で指示をすることで、あっという間に資料が出来上がるデモを見て期待を膨らませる人もいるだろう。

 現時点での日本語版の状況や、利用前に注意すべきことなど、業務での活用を想定したリアルな情報をJBCCの中村太一氏が解説した。なお、記事の後半ではCopilotの他にも生成AIを体験できるチャット機能「Bing Chat Enterprise」やビデオ編集機能「Microsoft Clipchamp」(以下、Clipchamp)、共同作業機能「Microsoft Loop」(以下、Loop)についても紹介している。

Microsoft 365 Copilotの現状と利用前に必ず確認すべきこと

 Copilotは、生成AIの技術によってMicrosoft 365の各アプリケーションでの資料作成やデータ分析、タスク管理、コミュニケーション支援を効率化するとして注目を集めている。

 自然言語(プロンプト)で指示することで、メモ書きの製品仕様書を基にして「Microsoft Word」(以下、Word)で正規の製品仕様書を書き起こし、「Microsoft PowerPoint」で製品カタログを作成できる。他にも、「Microsoft Excel」(以下、Excel)のデータを基にしたデータ整理や分析、Microsoft Outlookによるスケジュール管理やタスクの追跡、「Microsoft Teams」(以下、Teams)内でのコミュニケーション支援の効率化につながる。

 Copilotは2023年11月1日に一般提供が開始され、利用に必要なライセンスや価格(1ユーザーあたり月額30ドル)が公開されている。だが、中村氏は、Microsoft 365の公式X(旧Twitter)アカウントが、「11月1日よりエンタープライズ向けに一般公開を開始」とポストしていることを取り上げ、「より多くの人が利用できるようになるには、まだ時間がかかりそうだ」と述べた。また、気になる点が日本語対応だという。

 Copilotは一般提供開始時には日本語に対応しているが、現時点では「Excel in Copilot」は英語対応のみだ。Excel in Copilotは、2024年の初めに追加言語のサポートが予定されているが、追加言語に日本語が入るかどうかは不明だという。

 さらに中村氏は、Copilotの利用前に確認すべきこととして、「データの保存方法」「データの共有状態」「データの保存場所」の3つを挙げ、それぞれについて説明した。

データの保存方法

 Copilotを利用する際には、事前にMicrosoft 365のデータが適切な状態かどうかを確認しておく必要がある。中村氏によると、Copilot in Excelのサポートページには、「Copilotを利用する前に、Excelはデータをテーブル化する必要があります」という記述があり、そうでなければ、Copilotを使えない可能性があるという。

 「Copilotが力を発揮するには、利用者である私たちがMicrosoft 365を正しく活用し、必要なデータを適切な形で蓄積しておく必要があります。Excelを文書作成に用いている例を時々見かけますが、文書作成にはExcelではなくWordを使うべきです。Copilotによるアシストは、私たちが蓄積したデータ次第であり、これはChatGPTを活用する場合も同様です」(中村氏)

Microsoft 365 Copilotの対象となるアプリケーション(出典:JBCCの発表資料)

データの共有状態

 Copilotの利用時には、データの共有にも注意が必要だ。組織変更や人事異動でアクセス権の所有者に変更が生じると、管理者は新規にアクセス権を付与するのみで、不要になったアクセス権の削除までは行わない場合が多い。

 その場合、「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)のサイトで個人的にファイルを共有したり、ファイル単位でリンクを共有したりしていると、ファイルの共有状況を誰も把握できない状態に陥ってしまう。これがいわゆる「過剰共有」状態の一例だ。

 MicrosoftはCopilotの利用に際し、この過剰共有に対する注意喚起を行っている。Copilotは利用者のアクセス権の範囲内でアシストするため、過剰共有されたデータも対象になり、データが関係者外秘情報などの場合、セキュリティ事故につながる可能性が高くなる。

 「Copilot導入の有無に関わらず、過剰共有には注意が必要です。ファイルのアクセス権や共有設定を見直したり、見直すための仕組みを検討したりする必要があります」(中村氏)

データの保存場所

 Copilotの利用時は、データがどこに保存されているのかを理解し、場所ごとに保存方法が異なることを理解しておく必要がある。

 SharePointと「OneDrive for Business」はデータの保存方法が異なり、SharePointのデータは場所に依存し、OneDrive for Businessのデータは人に依存する。つまり、ファイル作成者のユーザーアカウントが退職などを契機に削除された場合、SharePoint上ではデータが保持されるが、OneDrive for Business上では一定のデータ保持期間後にデータが削除されてしまう、といったことが起こり得る。

 OneDrive for Businessに保存されるデータには、「Teamsのチャットに添付するファイル」などがある。ファイルを作成して添付したユーザーのアカウントが削除されてしまうとファイル自体が削除されてしまうので、データのやりとりをする場合には、保存先の特性を理解した上で適切な方法を選ぶようにしたい。

 なお、Microsoft 365はCopilotの他にも生成AIを体験できるチャット機能の他、ビデオ編集機能、共同作業機能があり、今後ますます業務の効率化が進むことが期待される。セミナーでは、中村氏がMicrosoft 365の注目機能としてそれらを紹介した。

Bing Chat Enterprise

 Copilotとは異なるが、Bing Chatの商用データ保護版の「Bing Chat Enterprise」を利用すれば、生成AIの世界を体験できる。Bing Chat Enterpriseは、対象ライセンスであれば、テナントで利用不可にされていない限り、2023年10月時点でプレビュー版の利用が可能だ。

 「Microsoft Edge」でSharePointのファイルを開き、右上のアプリバーに表示されるCopilotのアイコンをクリックすると、右側にBing Chat Enterpriseの画面が表示される。そしてチャット入力エリアに「このページの要約をお願いします」と入力すると、Bing Chat Enterpriseがファイルの中身を検索して要約を表示する。

Bing Chat Enterpriseの利用イメージ(出典:JBCCの発表資料)

Microsoft Clipchamp

 Clipchampは、「Windows11」に標準搭載されているビデオ編集アプリケーションだ。Microsoft 365ではこれまでファミリープランのみの展開だったが、今回商用ライセンスにも追加された。

 Microsoft 365にClipchampが加わることで、Microsoft 365内で動画の収録から編集、保存、共有までの一連の作業が可能になった。商用ライセンス版のClipchampは、プロジェクトデータの保存先と動画ファイルのエクスポート先にOneDrive for BusinessやSharePointを指定できる。編集ファイルの共有ができるので、リアルタイムではないが、動画の共同編集が可能だ。

Microsoft Clipchampの特徴(出典:JBCCの発表資料)

Microsoft Loop

 Loopは、「Loop コンポーネント」「Loop ページ」「Loop ワークスペース」の3つの要素で構成される共同作業アプリケーションだ。

 Loopの核となるのが、リアルタイムでメンバーと共同作業をする最小単位のワークスペースであるLoop コンポーネントだ。Loop コンポーネントは2021年11月から展開され、Teamsユーザーであれば利用可能だ。

 Loop ページは、Loop コンポーネントをまとめて整理でき、Loop ワークスペースは、Loop ページをまとめて整理できる。Loop ページとLoop ワークスペースは、2023年3月からパブリックプレビュー中のMicrosoft Loopアプリケーションのみで利用できる(2023年10月時点で)。

 「TeamsのチャットメッセージにLoop コンポーネントを貼り付ければ、メッセージの共同編集が可能になります。別のグループチャットのメンバーにも編集に加わってほしい場合は、このLoop コンポーネントを別のチャットルームに貼り付けます。現時点でプレビュー中の機能にはなりますが、チャットのLoop コンポーネントをコピーしてメールの本文に貼り付けて送信することも可能です。これによってメールを受信した人も、受信メールの中で共同編集に参加できます」(中村氏)

Microsoft Loopの概念図(出典:JBCCの発表資料)

本稿はJBCCが2023年10月31日に開催した「Microsoft 365のトリックandトリート!さらに便利になる注目の新機能&データにまつわる恐怖の話」の内容を再編集した。

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