脱Excelで見落としがちなポイントと“Excelライク”なノーコードツール選定のススメ

脱Excelのポイントと移行先の有力候補となるノーコード／ローコード開発ツールの選び方について専門家が解説した。

[溝田萌里，キーマンズネット]

　「Microsoft Excel」（以下、Excel）は便利なツールだが、その運用に課題を感じて「脱Excel」に踏み出す企業もある。こうした中で移行先の選択肢はさまざまあるが、非効率の是正や属人化を見据えた業務プロセス改革を実施する場合、何に重点を置くべきなのであろうか。

　業務コンサルティングやRPA（Robotic Process Automation）の導入支援などで多くの企業を支援してきたパワーソリューションズの高森 要氏と滝田一馬氏が、脱Excelのポイントと移行先の有力候補となるノーコード／ローコード開発ツールの選び方について解説した。

脱Excelで見落としてはいけないポイント

　近年、あらゆる分野で、紙ベースからデジタル化への移行が進んでいる。Excelはこの過程で情報共有やデータの管理に一定の役割を果たしてきたが、その効率化が新たな課題となっていると高森氏は切り出した。

　Excelをベースとした業務上の問題の一つが情報の「バケツリレー」だ。多くの企業で、Excel帳票やリストでデータの受け渡し、そのデータの転記、マクロなどを駆使した集計やグラフ化が進められている。こうした作業は時間を浪費し、ミスの原因になることも多い。

　もう一つの問題が、属人化やノウハウ移転の制約の問題である。Excelは誰でも低コストに業務をデジタル化できるツールだが、手軽さ故に情報が属人化するリスクをはらんでいる。企業によっては「Excel名人」のようにマクロを駆使して複雑なシートを作成する人がいるが、そうした「神Excel」シートはブラックボックス化しやすく、属人化やその業務プロセスでのノウハウ移転の制約となる可能性が高い。

　こうしたブラックボックス問題はあらゆる企業の各所で起こっているが、デジタライゼーションの先導役になる情報システム部門が日常業務に忙殺されていて、「日々のちょっとした作業」のデジタル化にまで対応しきれないため、そのギャップを埋めるツールとして現場がExcelを手放せない。「ExcelやRPA（Robotic Process Automation）などを利用するならば、野良化しないブループリント・ルールを守る必要がある」というのが高森氏の考えだ。

　その意味で、まずは対象シートの仕様がブラックボックス化しないように、データシートの構造を整理する必要がある。誰もが作れるように標準仕様を決め、周知することも重要だ。Excelを共有する際に、どのファイルが最新の仕様かどうか分かるような仕組みも必要になる。その他、作成したシートを管理して運用や関係者への展開に時間と手間がかからないようにすること、関係者毎に必要な情報のみを共有できるようにすることも求められる（図1）。

図1　Excel利用時に守りたいルール（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　高森氏によれば、こうした機能はExcelでも再現「可能」だが、近年話題の「ノーコード／ローコードプラットフォーム」を使うとより便利だという。脱Excelに踏み出すならば、上記の要件を満たすノーコード／ローコードプラットフォームを利用することで、迅速に情報共有基盤を構築できるということだ。

　「米国においては事業部門の現場に技術者が在籍し、IT化を推進することが一般的です。彼らがよりメンテナンスしやすいノーコード／ローコードプラットフォーム基盤を利用して『内製化』や『セルフサービス化』『アップスキリング』を進めています。そうしたことが脱Excel、さらには内製化につながっています」（高森氏）

脱Excelの有力候補であるCWMツールとは

　「ノーコード／ローコードプラットフォーム」といってもさまざまあるが、高森氏は「CWM（Collaborative Work Management）」の市場が期待を集めていると話す。

　CWMとは、情報の共有や受け渡し、補完など、コラボレーションを実現するローコード・ノーコード開発機能を有する業務タスク管理系SaaSだ。CWMは「Asana」「Monday.com」「Backlog」などのタスク管理ツール、そして、「ServiceNow」などのローコード業務アプリ開発基盤から構成される。2023年の「Gartner Magic Quadrant」におけるCWM部門では、「Smartsheet」や「Monday.com」「Asana」などがリーダーとして選出された（図2）。

図2　CWMプラットフォーム市場（https://jp.smartsheet.com/2022-forrester-wave-cwm）

　「国においてはSaaSの活用が進み、市場規模は日本の約10倍です。SaaSは業務プロセスのパーツ、インフラとして認識され、それらを組み合わせて『To Be』を実現するという考え方が標準です。『どのようにしてSaaSを簡単に統合するか』ということがテーマになる中で、業界や組織を超えてホリゾンタルに利用できるSaaSが人気を集めています。その潮流の中で、CWMの利用が進んできました。日本でも今後大きく普及すると考えられます」（高森氏）

米国で熱狂的なユーザーを抱えるSmartsheet

　セミナーでは、グローバルのCWM市場でリーダーのポジションにある「Smartsheet」の紹介と、脱Excelにどう貢献するのかという説明があった。

　Smartsheetは、ExcelライクなUI、機能を有し、シートで情報を蓄積し、特定のテーマに対して複数のメンバーで共有する機能を持つ。蓄積された情報を集計し、可視化するレポート機能やダッシュボード機能も備える。参加するメンバーから効率的に情報を収集するためのフォーム機能やワークフロー機能、コメントするチャット機能の他、集めた情報の加工や編集を自動化機能なども備える（図3）。

　「組織内での展開の際に、シートの共有や管理がしやすいことも、海外市場での普及要因になっています。標準仕様や標準パターンの共有、つまりブループリント化を意識したシート管理ができます。シートはアプリ化して配布することも可能です。送付用のフォルダを作成したり、Zipで圧縮したりする必要はありません」（高森氏）

　その他、シート群の作りこみロジックがノーコードでの実装によって明確なこと、サービス内のカスタマイズをノーコードで実施できること、Excelシートを簡単に取り込めるので既存の資産を生かせることなどが人気の理由だという。

図3　Smartsheetの特徴（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　「脱Excelを図る際には、業務の流れを整理した上で、それらをSmartsheetのパーツでどのように実現するかを考えます。Smartsheetで置き換えられない機能は、他のSaaSの活用を前提として、『Boomi』『Zapier』などのiPaaSツールを使ってSmartsheetにデータを連携させるといった工夫をします」（高森氏）

Smartsheetは他社のSaaSと連携するためのAPIコネクターが提供されており、図4にあるようなサービスとつなげることで、より広範囲な業務プロセスを効率化できる。

図4　Smartsheetの連携先の例（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　なお、高森氏はSmartsheetと競合する製品としてkintoneやServiceNowといった製品を挙げ、それぞれ「Web DBサービス」と「本格的なローコード開発基盤」という名称で表現し、比較ポイントを説明した。

　Smartsheetの特徴は、個人から、チーム、部署、全社、顧客やパートナーを含む組織まで、柔軟にユーザーを拡張できること、さらにライセンス価格がリーズナブルであることだと高森氏は説明する（図5、6）。

　「Smartsheetは、ノンライセンスユーザーもアクセスできることでライセンス価格をおさえられることが大きな特徴です。非常に使い勝手がよいツールであっても、利用料金が跳ね上がることがありますが、その点で有利だと言えます」（高森氏）

　Smartsheetは、ビジネス用途の場合、1ユーザーあたり月額約3000円から利用できる。

図5　製品比較（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

図6　製品比較（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

Excelの利点をどこまで引き継ぎ、弱点を克服できるのか

　最後に、滝田氏がSmartsheetの操作性について紹介した。Excelの利点をどこまで引き継ぎ、弱点をどのように克服するのか。

　図7は、Smartsheetの基本的な画面だ。メニューの配置や関数などは全てExcelに準じていて、既存のExcelシートをインポートすれば計算式なども含めて反映される。

　Excelと異なる点は、列に対して属性を付与できるということだ。担当者の列を見ると、プロジェクトに関係する担当者が自動でリストされ、入力時に選択できる。また、このExcelシートの内容をDBとして、ガントチャート形式やカンバン形式（図8）に視点を切り替えられる点も特徴だ。

図7　Smartsheetのシートビュー（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

図8　Smartsheetのカンバンビュー（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

図9　フォーム入力画面（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　デフォルトで利用できる機能として、「フォーム」や「自動化」もある。社内外のユーザーから情報を収集したい場合に、「フォーム」を配布し、入力させることで効率的にデータの収集や更新が可能だ（図9）。

　自動化に関しては、VBAでのマクロ設定に相当する自動化ワークフローのテンプレートが用意されている。期限が近いタスクへの自動化リマインドや、新規にシートの更新があった場合の担当者への通知、特定の条件をトリガーにしたPDFの生成などさまざまな部品が用意されていて、これらをドラッグ&ドロップで設定できる（図10）。

図10　自動化テンプレート（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　滝田氏は、デモの中で営業事務が顧客から注文書を受領するプロセスを自動化するケースを紹介した。

　従来のフローは、まず営業事務が（1）注文書を作成し、（2）営業担当に承認依頼をして、（3）営業担当の承認を得られたら（4）顧客に注文書を送付して（5）顧客の承認を得られた注文書を受領する、というプロセスを踏む必要があるとする。Smartsheetを利用した場合、注文書を作成するだけで、情報の受け渡しは全て自動で実行できるようになる（図11）。

　注文書の登録はフォームを通して依頼する。営業事務が顧客に配布するフォームを設定すると、営業担当者へ内容の承認メールが飛ぶ。営業が承認ボタンを押すと、今度はフォームが顧客に送付され、承認フローが走る。この間、Smartsheetのシート内の「進捗状況」や「営業承認状況」「顧客承認状況」の列はリアルタイムで更新される。

図11　注文書の自動授受（出典：パワーソリューションズのセミナー資料）

　その他、Smartsheetと電子契約システムを連携させて、社内での契約内容の承認フローをsmartsheetで実行し、承認された内容を電子契約書に反映したかたちで送信するというユースケースもある。

　「Excelライクなシートと、フォームというインタフェースを中心に、裏でデータ連携を自動化できることがSmartsheetの特徴です」（滝田氏）

本稿は、マジゼミが2023年12月に主催したパワーソリューションズによるセミナー「ノーコード導入が結局Excelに戻ってしまう理由　〜非IT部門の“脱Excel”に不可欠な『CWM基盤』を解説〜」の内容を編集部で再構成した。