資料を各段に見やすくするExcel関数の組み合わせ技3選

資料のグラフや表をワンランクアップさせるExcel関数の組み合わせ技を紹介する。

[キーマンズネット]

　「Microsoft Excel」（以下、Excel）で資料作成や集計などをする人は多いだろう。時間をかけて作成した資料も、伝わりづらいもの、使いにくいものになってしまってはもったいない。本稿では、資料のグラフや表をワンランクアップさせるための便利なExcel関数を紹介する。

資料を各段に見やすくするExcel技3選

検索ボックスを配置する

　名簿や商品の一覧表などを作成する際、FIND関数とAND関数を組み合わせて条件付き書式を適用させると、表内に検索ボックスを設置できる。「ActiveX コントロール」を使用することで見やすさがさらにアップする。

　まずは、検索範囲を選択し、ホームタブの[条件付き書式]から[新しいルールを追加]を選ぶ（図1）。

図1（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　次に、[数式を使用して、書式設定するセルを指定]をクリックし、FIND関数で検索範囲を指定した上で、AND関数をネストして複数条件を適応させ、［書式］をクリックする（図2）。入力する数式は以下の通りだ。

=AND(FIND($B$1,A3),$B$1<>"")

図2（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　その後、既に開いている「セルの書式設定」のウィンドウで、フォントや塗りつぶしなど任意の書式を設定する（図3）。この時点で、図4のように、セル「B1」に「品川」と入力すると、設定した書式に合わせてセル「C3」の「品川」がヒットする。

図3（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

図4（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　このままでも分かりやすいが、セル「B1」と「C1」を結合させることで見た目を整えられる。まずは開発タブの[挿入]ー[アクティブXコントロール]ー[テキストボックス]を選択した状態で、ドラッグ＆ドロップでセル「B1」と「C1」を結合させる（図5、6）。さらに［プロパティ]を選択し、「LinkedCell」と書かれたボックスの横に「B1」と入力して完了だ（図6）。

図5（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

図6（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

営業利益などの増減を可視化する

　決算書や報告書などの利益表でウオーターフォールチャートの作成時に、数字の値が大きく増減を比較しにくいことはないだろうか。この場合は、ROUND関数で桁数を指定、四捨五入すると比較対象の差異が見やすくなる。

　まずは、ウオーターフォールチャートにしたいグラフを選択し、挿入タブで［ウオーターフォールチャート］をクリックする（図7）。

図7（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　このままでは値が大きく、変化が分かりにくいので万単位で表示することにする。図8の「万単位→」と印が付けられた列には「ROUND(B8/10000.0)」という関数が挿入され、万単位の数字が入力されている（図9）。これを次の作業でグラフに反映する。

図8（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

図9（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　1万単位に直した数字をグラフに反映させるためには、ウオーターフォールチャートのグラフ内をクリックし、［データの選択］［編集］を選択する（図10、11）。

図10（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

図11（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

　「系列値」に入力されているセルを削除し、反映したいセルをドラッグ＆ドロップで選択する。この場合、系列値は円単位のセルの「Sheet1!$G$4:$L$4」から万単位のセルの「Sheet1!$G$5:$L$5」に変更されている。最後に［OK］をクリックして完了だ（図12、13）。

図12（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

図13（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）

日付の文字列データを形式変換

　最後は日付の文字列データの形式を変換するTipsだ。CSVなどから文字列として出力された日付データを、DATEVALUE関数とTEXT関数を組み合わせて任意の日付形式に変更できる。DATEVALUE関数は文字列から日付のシリアル値を返し、TEXT関数は表示形式を指定する。

　セル「C9 」に入力された日付「2024-01-15」は、以下の数式を挿入することで「2024年1月15日」と表記を変更できる。

=TEXT(DATAVALUE(C9),"yyyy年mm月dd日")

図14（出典：日本マイクロソフトの「X」公式アカウント）