森ビル、帳票フォーマットを維持したまま受注業務を50％削減

森ビルは、受注から請求に至る業務のDXに取り組み、業務時間を50％削減した。顧客向け書類のフォーマットは変えず、内部業務のみをデジタル化した点が特徴だ。

[キーマンズネット]

　オプロは、森ビルにおける帳票DX導入の事例を公開した。受注から請求までの業務時間を50％削減し、顧客向け書類のフォーマットを維持したまま内部業務のデジタル化を進めたという。

受注業務を50％削減　帳票発行は1件10〜15分を約15秒に

　森ビルでは、入居企業向けの点検やセキュリティカード追加発行、設備メンテナンスなどに伴う受注、請求業務が年間約1500件発生していた。これらを長く「Microsoft Excel」や紙で管理しており、顧客ごとに帳票を個別対応していたことから、1件当たりの帳票作成に約90分を要していた。入居企業の増加に伴い、業務負荷が課題になっていた。

　同社は、顧客に運用変更を求めず、内部業務だけを効率化する方針で導入を進めた。従来と同じ帳票フォーマットを出力できることが、段階的なDXの考え方に合致したとしている。

　導入後は、受注業務全体の工数を50％削減したほか、負担が大きかった帳票発行作業にかかる時間を1件当たり10〜15分から12〜18秒に短縮した。大型プロジェクトの開業に伴う案件増にも、人員を増やさず対応できるようになったという。顧客接点を大きく変えずに業務の内側を見直した事例として、情シス部門や業務改善担当者にとって参考になりそうだ。