企業によって解決したい課題はいろいろでしょうから「そこまではやらなくていい。まずたまった名刺を全社で共有することが第一」あるいは「顧客管理、営業支援に活用を広げていきたい」など、目的によって選ぶ名刺管理ツールは違ってきます。そのため、まずは利用目的をはっきり決めることが重要です。

　現在、大きなシェアを持つ名刺管理ツールにおいては、安価でありながら幅広い機能を持っているものが多いので「自社がどう使いたいか」を明確にすれば、選択できる商品やサービスは多いはずです。むしろ、将来「やはりもっといろいろ使いたくなってきた」ときに備えて、自社の使用システムとの連携性を確認しておくとよいでしょう。

（2）名刺データ作成のデバイスと業務フローの検討、確認

　名刺管理ツール活用の「入口」は、名刺情報のデータ化です。このステップが大きなキモです。名刺情報を画像データ化は、次のような方法で行うことがほとんどです。

1. 専用スキャナーを使い、自社で担当者が名刺を読み取る作業を行う
2. 複合機を使い、自社で担当者が名刺を読み取る作業を行う
3. まとめてアウトソーシングする
4. 少人数の場合はスマートフォンで読み取る

　どれも一長一短ですが、（4）は手間や読取りの不正確さなどを考えると、個人事業主にはよくても一定規模の会社業務で使用は厳しいので除外します。（1）～（3）のどの方法を選ぶにしても、そのデバイス（名刺を読み取るハードウェア）が自社で使用可能かどうか、あるいは使用して逆に手間を増やすことにならないか、業務フローを考える必要があります。

例えば、営業担当者にそれぞれ自分で作業を行うよう指示した場合、迅速に行う担当となかなかやらない担当とのバラツキが出る可能性があります。また「読み取ったら終わり」ではなくて、その名刺情報が正しいかどうか確認するタスクもフローの中に必要でしょう。

（3）オプションサービスと予算の検討・確認

　業務フローを考えるとき、「名刺情報入力にあまり手間はかけられない、アウトソーシングした方がいい」と判断する企業も出てくるかもしれません。

　多くの名刺管理ツールにはオプションサービスとして、名刺情報入力の作業が提示されています。「1枚いくら」とか「501枚～1000枚まででいくら」などです。その価格も含めて全体の予算を検討するべきです。

　アウトソーシングした場合のデメリットは、名刺をいったん社外に出すことです。業務フローには、その間の情報管理はどうするのかということも含めておかなくてはなりません。もちろん、アウトソーシング先は「名刺情報入力が最大限速いこと」「セキュリティが厳格なこと」が重要な条件になります。

　名刺情報入力だけでなく、名刺管理ツールには豊富なオプションがついています。単体の料金だけでなくそういったオプション料金も含めて、どれくらい予算がかかるのかを見通す必要があります。

　また、クラウドサービスにするか、ソフトウェアライセンス購入にするかによって初期費用は大きく変わります。クラウドサービスの方が初期費用は低いですが、会社の規模、使用する期間なども考えて予算を比較検討しましょう。

（4）セキュリティの確認

　名刺情報の入力をアウトソーシングした場合、当然厳密なセキュリティ管理を行う相手先でなくてはなりません。その体制を確認し、文書で取り決めを交わしておくことも必要でしょう。

　また、クラウドでの名刺管理ツールを選択し、導入した場合、その名刺データについて厳密にセキュリティ管理が行われているか、また契約終了後の名刺データ管理の変換と廃棄についても文書などで確認しておく必要があります。

画像をご覧いただくには会員登録が必要です

会員登録・ログイン