課題を踏まえ、Notesの機能改善点を「コア技術強化」「業務効率向上」「情報活用向上」の3つにまとめ、移行プロジェクトを進めた。製品選定にあたっては、メール、ワークフロー、文書管理などの機能ごとに製品評価を行い、費用も鑑みてArielAirOneを選択。製品選定後は、利便性を向上させつつ、セキュリティを確保できる構成を模索するとともに、PCおよびスマートデバイスを使った利用方法を決めた。

　「プロジェクト運営としては、まず1年目で主要な機能をArielAirOneに移行し、4年間で全機能を移行する計画を立て、全体を『プロジェクト計画』『要件定義』『クラウド設計』『システム構築』『普及活動』の5工程に分割。プロジェクトの方針を明確にし、遂行しました」（鶴海氏）

図1　プロジェクトの進め方（出典：グンゼ）

社内ポータルが貧弱、Notesへの不満

　一方ケイミューは、パナソニックグループ全体でNotesの廃止が決まったことをきっかけに、ArielAirOneへの移行を決めた。ケイミューの石村忠治氏（IT・物流担当 執行役員）は、その経緯をこう話す。

　「Notesは、社内ポータルが貧弱なことに不満を持っていました。また掲示板や電子申請ワークフローなどを作成したり、メンテしたり、あるいは権限付与したりする作業が難しく、ごく一部の担当者しか扱えない状況でした。Webブラウザで使用できないことで、テレワークに対応しづらいことも課題に感じていました」（石村氏）

　ケイミューは、Notesの廃止を機に、社内ポータルを含めたグループウェアの再構築を決断。2017年7月から、5つの製品を比較検討し、2018年11月にArielAirOneの採用を決定した。掲示板を短期間で移行できることが一番の決め手だった。

　「その他にも、納得できるコストであった点、自前で簡単に構築およびメンテナンスができる点、人事システムと連携して組織、人の情報を可視化できる点、スマホを活用できる点を評価しました」（石村氏）

　プロジェクトを推進するフェーズでは、ArielAirOneを短期間で導入することを目標に掲げ、実質4人のメンバー（プロジェクトマネジャー1人、非専任メンバー3人）をアサインした。具体的には、2019年1月から6月の約6カ月間で運用設計と環境構築を実施。2019年2月からワークスアプリケーションズによるコンサルティングを受け、同年7月から実際のシステム構築に着手し、翌2020年1月に構築を完了した。その後、NotesとArielAirOneを並行で運用しつつ、約3カ月をかけて機能別に移行を進め、2020年4月にはArielAirOneの全機能を稼働せるに至った。

スケジュールを完了させる工程管理の肝

　両社とも製品比較の段階を含めると、約4年をかけてNotesの移行を完了させたことになるが、導入プロジェクトを成功に導いたものは何か。グンゼの鶴海氏は、プロジェクトの各工程で実施した工夫を次のようにまとめる。

　プロジェクト計画の工程では、最初に大枠でやるべき内容を洗い出し、マスタースケジュールを作成した。要件定義の工程では、ArielAirOneで実現したいことを書き出し、その方法を決定。クラウド設計の工程では、利便性とセキュリティを考慮し、ログイン認証の流れを整理した。さらにシステム構築の工程では、作り上げたアウトプットを検証し、不具合を抽出。不具合ごとの対応策とその担当を明確にした上で、着手の優先順位を付け、納期通りに遂行できるよう管理を徹底した。また、4年の間に順次機能を移行する計画であるため、NotesとArielAirOneをどう共存させるかを検討し、決定した。

　一方、ケイミューの石村氏は、短期間での構築を実現するために、「時は金なり（タイムマネジメント）」を徹底したことを強調する。

　具体的には、ゴールから逆算してスケジュールを組み、カットオーバーチェックリストを使って月単位でデッドラインを決めた。意思決定のスピードを早められるよう、プロジェクトマネジャーに全ての決定権を与えた。さらに、構築フェーズで後戻りが発生しないように、検討時点で議論を尽くした。

　また、Notesの機能を100％実現することに固執せず、「ArielAirOneでの100％を目指す」ことも重要だという。そのため、「Ariel流へのフィッティング」として、ArielAirOneができること・できないことをコンサルスタッフと徹底的に整理した。

71回、2000人に説明会を実施、人海戦術の鬼

　グループウェアは従業員に使われてはじめて効果を発揮するが、両社はどのような普及活動を実施したのか。グンゼが注力したのはマニュアル作りだ。

　「社内に普及させるには使い方の理解を深めることが重要と考え、2種類のマニュアルを作りました。活用シーンごとに機能を詳細に説明したマニュアルと、機能全体を把握できるダイジェスト版マニュアルです。それぞれPCとスマートフォンの双方で見られます。加えて全国で全71回、2000人を対象に説明会を実施しました。当時はWeb会議環境も準備できておらず、人海戦術で企画した次第です」（鶴海氏）

図2　マニュアルを作成（出典：グンゼ）

　ケイミューの石村氏もArielAirOneの研修に力を入れたとする。

　「TV会議を活用し、全従業員を対象に20回の研修を実施しました。部署別にArielAirOneに詳しいキーマンを設定し、機能に関する質問を集めてもらうとともに、専用のグループメールを設定して従業員の疑問を解消しました。これに加えて、IT部門内での先行導入で浮上した疑問をQ＆A集にまとめました。このQ＆A集がユーザーの目に止まることは少ないものの、IT部門が質問に回答する際に活用できました」（石村氏）

1300のデータベースを466に削減、業務効率化も

　ArielAirOneでどのような効果を得たのか。グンゼでは、プロジェクト開始時に1300あったデータベースを4年間で466にまで削減できた。設計統一と断捨離による効果だという。また、Notesに対して課題に感じていた「コア技術強化」「業務効率向上」「情報活用向上」に関する機能を改善できたという。

　鶴海氏は、移行を成功に導いた要因について次のように語る。

　「ユーザーとのコミュニケーションを密にし、要望を取り入れること。また、利用頻度の高いアプリケーションから順に移行すること、そのうちArielAirOneに適さないものは除外することなどが重要です。特に不必要なデータ移行は絶対にしてはいけません」（鶴海氏）

　グンゼはArielAirOneによって働く場所を自在に決められるようにしたいと話した。

　ケイミューは、業務の標準化および効率化を実現できたという。具体的には、デザイン部門と協力してグラフィカルなポータルを構築。お知らせメッセージ機能を使って、未読の要件を赤字にし、必ずポータル掲載情報を見る文化を浸透させた。掲示板については、Notesで多数あったパターンを2つに集約。ワークフロー機能では、承認者マスターを一元化するとともに、承認フローを視覚的に構築できるようにした。

　「ArielAirOneの導入を機に、社用携帯電話をスマートフォンへと全面移行し、社外からも簡単かつスピーディーに業務を実施できるようになりました」（石村氏）

　同氏はArielAirOneを使って楽になる業務術をもっと浸透させたいとして、20年から実施してきたArielAirOne便利活用研修をパワーアップさせたいと述べた。