まずは、以下の図を基にVLOOKUP関数を使ってテーブルの中から特定のデータの検索方法を見ていきましょう。

　以下は、VLOOKUP関数を使って図3の表（D4:E26）のキー項目となる1列目の国名（D列）から2列目の首都名（E列）を取り出して、首都名（B2）に表示する関数の書き方です。キー項目と取り出す情報は1つの表になっている必要があります。

　XLOOKUP関数は、キー項目と取り出したい情報が1つの表になっている必要はありません。例ではVLOOKUPの例と比較して国名と首都名の列を入れ替えています。Excelの国名の表（E4:E26）から検索したい国名（A2）を探し、首都名の表（D4:D26）の同行にある値を取り出して首都名（B2）に表示します。「国名表の13個目が検索値と同等だったため、首都名表の13個目の値が戻ってきた」と考えるといいでしょう。そのため、検索は行方向に並んだ表である必要がなく、列方向に並んだ表でもよく、数値さえ間違っていないければ縦横が混ざっていても検索できます。

　Webアプリでもこの仕組みは可能です。このように関数によって簡単かつスピーディーにデータを探すことができます。

マクロとVBAは便利だが、セキュリティリスクに要注意

　時には、関数では対応できないケースもあります。そんな時に使えるのが、マクロやVBAです。

　マクロはExcelの操作を記録して再現する機能です。作業の簡略化や操作ミスの削減に役立ちます。「マクロの記録」を使うことで高度なプログラミング知識がなくてもマクロを簡単に作成でき、特に操作の繰り返し作業には使える機能です。しかし、セルの状態によって動作を変化させるような操作には向いていません。複雑な操作を自動化するにはVBAでプログラムを書いてマクロを作成する必要があります。

　VBAが生まれてから30年近くが経過し、その間にさまざまな機能が追加されました。ExcelデータだけでなくPCのファイルも操作でき、新しいファイルを作成したり、複数のファイルからデータを読み取ってExcelや別の仕組みに引き渡したりといった高度な操作にも対応しています。

　高度な操作が可能になる一方で、使い方によっては悪用もできるため要注意です。例えばPCに保存されたファイルを勝手に別のユーザーにメールで送るといったことも可能で、ウイルスの配布方法の一つとして悪用されたケースもあります。マクロにはセキュリティ面でリスクがあるとして、利用を制限する組織もあります。

　最新のExcelではマクロを簡単に実行できないように制限することもでき、解除するためには複数の操作が必要になります。マクロにはセキュリティリスクがあることを理解して、利用に当たっては十分な注意が必要です。

マクロ初心者でも安全に使える「Office スクリプト」

　ExcelのマクロやVBAはこうしたセキュリティリスクを伴うため、プログラミングに慣れていないユーザーが利用する場合は注意が必要です。そこでMicrosoft 365版のOfficeでは、Excelファイル外へのアクセスを制限しながら、自動化部分はそのまま利用できるOffice スクリプトという機能が用意されています。

　Office スクリプトはTypeScriptというプログラム言語で記述できます。JavaScriptと互換性が高いため、JavaScriptを利用したことがあれば理解しやすく、すぐに利用できるでしょう。

Office スクリプトの使い方

　Office スクリプトを利用するとどのようなことができるのでしょうか。サンプルスクリプトで動作を見てみましょう。

　まず「自動化」タブから「すべてのスクリプト」ボタンをクリックします。

　右側の作業ウィンドウに「コード エディター」が表示されるので、上部にある「サンプル」をクリックします。今回は「ピボットテーブルを使って売り上げ概要を生成する」を選択します。

　スクリプトの概要が表示されるので、「実行」を押してサンプルスクリプトを動かします。

　サンプルスクリプトを実行すると、新しいシートに表として用意されたデータとそのデータを使ったピボットテーブルが作成されます。

　あっという間にデータが作成できました。サンプルスクリプトは、図9の「実行」ボタンの右にある「編集」ボタンを押すことで確認できます。

　下図のサンプルスクリプトの内容を簡単に解説すると、「"function main"」と書かれた箇所（6行目）からOffice スクリプトが動き始めます。8行目の「"SetUpSample(workbook);」 "」で、サンプルデータを新しいシート（Sheet4）に作成します（図10参照）。15行目から、Sheet4の「"sampleSheet.getRange("A1:E21");"」を基に新しいシート（Sheet5）を作成してピボットテーブルを作成します（図11参照）。

　この他にもさまざまなサンプルスクリプトが用意されています。動作を見ながらスクリプトを確認することで、Office スクリプトを書く時の参考になります。必要に応じてチェックしてみるといいでしょう。Microsoftのトレーニングサイトには基本スクリプトとして幾つかのパターンが掲示されているので、こちらも確認しておくとよいいいでしょう。

Excel for the Web でスクリプト作成を自動化

　「プログラミング経験がないのでTypeScriptはよく分からない」と思った方は、ExcelをWebブラウザで利用できる「Excel for the Web」を利用してみてください。Excel for the Webには、Office スクリプトを自動作成する機能「操作を記録」が用意されています。Excel for the Webに移動するにはExcelファイルを「Microsoft OneDrive」や「Microsoft SharePoint」に保存した上で、情報メニューから「パスのコピー」ボタンを押し、コピーされたURLをWebブラウザに貼り付けます。

　Excel for the Webが起動したら「自動化」タブの「操作を記録」ボタンをクリックします。

　すぐに操作を記録できる状態になるので、自動化したい操作をExcel for the WebのUIから動かします。操作完了後に「停止」ボタンを押すとOffice スクリプトが自動的に生成されます。

　Excel for the WebのOffice スクリプトはExcelと同じようにスクリプトを見ることができます。

　「編集」ボタンをクリックして記録されたOffice スクリプトを確認します。目指す動作はどのようにスクリプトを記述すべきか、参考になるでしょう。

Office スクリプトを使ってタスクを自動化するには？

　Office スクリプトによってExcel内部の操作を簡単に自動化できます。しかし、それだけでは十分に動作しない（自動化しない）こともあります。その場合には「タスクの自動化」を利用します。

　まず「自動化」タブにある「タスクの自動化」をクリックします。

　「タスクの自動化」に、「Microsoft Power Automate」を利用してOffice スクリプトを動作させるテンプレートが表示されます。サンプルのように「Microsoft Forms」に何か投稿された時に、Office スクリプトを起動して入力された情報を加工するなどの外部連携も可能です。VBAと異なり、Power AutomateはPCに保存されたファイルを直接操作できないため、安全性の高い自動化が可能になります。

　今回は、Excelの関数やマクロ、Office スクリプトを使った自動化について活用方法を紹介しました。特に、セキュリティリスクがあると言われるマクロについては、安全性に考慮したOffice スクリプトが新たに用意されているので、機能の置き換えも可能です。

　Excelには操作の自動化にも活用できる新しい関数や機能が随時追加されています。もちろん、レガシーと言われる既存の仕組みやシステムを利用した方が効率化できるケースもあります。既存の機能やツールと新しい機能や仕組みを適材適所で使い分けて、作業の自動化、業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。