Microsoft 365側でも「OneDrive for Business」や「SharePoint Online」のごみ箱や「サイトコレクション」のバックアップなど多数の保護機能を用意するものの、共同編集時のデータ破損や退職者のMicrosoft 365ライセンス無効化による重要データの消失、利用者やIT管理者の操作ミスによるデータ消失はあくまでも自己責任だ。Microsoftの責任範囲はMicrosoft 365の運用基盤やサービスに対するセキュリティ保障に限定される。そのためマルウェアにより、Microsoft 365上のデータ侵害が発生しても、利用者の責任として対応しなければならない。

　バラクーダネットワークスジャパンがまとめたMicrosoft 365のデータ保護ポリシー（図1）によると、利用者やIT管理者が削除したデータを保護する期間は最大93日となっている。一方、セキュリティ違反が発生した場合、それが検出されるまでには平均で140日となり、業務利用するファイルの保護機能としては一抹の不安が残る。

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図1　Microsoft 365のデータ保護ポリシー（出典：バラクーダネットワークスジャパン提供資料）

　また、MicrosoftはSharePoint Onlineサイトコレクションの復元サポートも提供しているが、個々のファイルやフォルダの復元はできない。OneDrive for Businessもバージョン履歴機能を用いればファイルの復元が可能だが、一度に復元できるファイルは1つのみとなり大量のファイルの一括復元には対応してない。

データが消える「よくあるパターン」と対策は？

　以前は境界型、今ならゼロトラストセキュリティで従業員からのネットワークアクセスを制御することで、マルウェアの攻撃から身を守ることができる。だが、バラクーダネットワークスジャパンは「失われたデータの約70％は、利用者による偶然または悪意のある削除によるものだ」と指摘する。

　偶然の削除は、ハイブリッドワークで従業員に貸与したPCにマルウェアが侵入し、OneDrive for Businessのファイル同期機能でファイルが破損したり、共同編集によってファイルが破損したりする場合に起きる。

　故意の削除が起きるのは、たびたびニュースをにぎわせる事件のように、元同僚のアカウントを利用してネットワークに侵入し、重要なファイルが削除されるなどのケースだ。

　同社には「退職者が管理していた共有データが参照できない。Excelファイルの編集履歴も、どのタイミングを復元すればよいのか分からない」といった声も寄せられるという。

　Microsoft 365を利用する企業が各種被害に遭わないための選択肢として、バックアップサービスを提供する企業もある。一例として、Barracuda Networksの「Barracuda Cloud-to-Cloud Backup」は、Microsoft 365のデータ（Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Business、Microsoft Teams）を同社が用意するクラウドストレージに1日1回自動で増分バックアップし、暗号化を付与して安全性を高めている。

　こういったサービスを利用すると、過去のバックアップデータを参照すれば退職者（非アクティブユーザー）のデータも参照できるため、先述の「退職者が管理していた共有データが参照できない」といったトラブルも発生しにくい。

　多くの企業にとって、Microsoft 365は業務に欠かせないグループウェアだ。国家レベルの脅威となったマルウェアの奇襲やデータ消失のリスクを回避したい企業は、サードパーティーのバックアップサービスを導入するのも一手だ。