　電帳法は「紙をスキャンしてデータで保存すること」や「電子取引情報を電子データのまま保存すること」に関する要件を明記したものだ。電帳法の対象となる書類は、国税関係帳簿、取引関係書類、電子取引情報などに分かれていて、それぞれ電子での保存要件が定められていて、保存先やペーパーレス化の状況によって改正対応の難易度も変わってくるだろう。

　企業では、各帳票類をどのようなツールで扱っているのか。その状況を探ったところ、決算や国税に係る書類がセキュアとはいえない環境にあること、ペーパーレス化が進みにくい書類があることなどが見えてきた。

　まず、最もペーパーレス化が進んでいたのは「自社が発行する取引関連書類（見積書や契約書など）」だ。29.0％が専用システム、27.3％がオンプレミスのファイルサーバ、22.2％がクラウドストレージで扱っていた。いずれの項目も22年調査より割合が上がっている。

自社が発行する取引関連書類（見積書や契約書など）

　自社発行の帳票は、電子化において社外との調整が電子化の障壁になるが、結果として最もペーパーレス化が進んでいた。「電子化していない」（18.2％）と回答した割合も22年（18.2％）よりわずかだが少ない。

　次にペーパーレス化が進むのが　「取引先から受領した取引関連書類」だ。71.6％が専用システムやオンプレ、クラウドストレージで保存しているとしていて、これは22年の59％から12.6ポイント増えたことになる。

取引先から受領した取引関連書類

　さらに、「EDIや電子契約SaaS、メールなどで取引したデータ」も、やはり専用システム（23.3％）やオンプレミスのファイルサーバ（22.7％）、クラウドストレージ（23.3％）を使っている割合が高い。一方で、電子化の状況は22年（64％）と比較してほとんど変化がなく、電子化が進んでいるとはいいがたい状況だ。改正電簿法では、「電子取引データを電子データのまま保存すること」の義務化が話題になったが、その対応の難しさから23年12月という期限付きで宥恕期間が設けられた。さらに、2023年4月施行の令和5年度税制改正大綱では電帳法が求めるやり方で保存できなくても「相当の理由」があれば「猶予」するという内容が記されるなど、猶予措置が盛り込まれている。そうした情勢の中で、対応を進めていない企業もあると想像できる。

EDIや電子契約SaaS、メールなどで取引したデータ

　一方、「決算関連書類（賃借対照表や損益計算書など）」や「国税関係帳簿（仕訳帳や総勘定元帳など）」はどのようなツールで扱っているか「分からない」という回答が多かった。これらは対応する部門が限定されるためだと考えられる。気になる点は、メールボックスやダウンロードフォルダといったローカル環境にデータが残っている点だ。特に、決算書類は7.4％、国税関係帳簿は8％がデータをPCのローカルストレージに保存している。これらの重要データが従業員のPCから外部に漏えいするリスクもあるため、セキュアな環境での管理が求められる。