　変革の推進には国の制度面の整備も大きく影響している。総務省が発表した「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」においてはインターネットを利用した業務運用が認められるようになり、これまで制限されていたクラウドの活用が可能になった。従来のファイルベースの運用は情報漏えいやデータ損失のリスクが高くセキュリティ面で限界があったが、Google Workspaceの採用と合わせてゼロトラストモデルを取り入れることで、より堅ろうで柔軟な情報管理体制を構築できると札幌市は判断した。

　札幌市はGoogle Workspaceの導入を契機に職員の働き方や意識の根本的な見直しにも着手している。従来のようにローカルにファイルを保存しメールで添付する方法から脱却し、クラウドで共同編集を行う運用が奨励されており、庁内のコミュニケーションも個別のメールからグループチャットへと移行した。変革を実現するため、「NEWSネット*を活用した新しい働き方ガイド」の策定も進め、業務フローの見直しも図る。

*NEWSネット：札幌市におけるインターネット接続系業務ネットワークの名称。

　この大規模導入に先立ち、情報システム部やスマートシティ推進部など一部部署において試験的な運用が行われた。200人規模での運用を通じて、Google Workspaceの利便性やインタフェースの簡潔さが職員の間で好評を得た。複数のアプリケーションを切り替える必要がなく、Webブラウザだけで業務が済む点が評価されており、情報共有や意思決定のスピード向上も確認されている。資料の共同編集により、承認プロセスの効率化と成果物の質的向上が期待されている他、今後は「Gemini」や「NoteboookLM」などの活用も視野に入れているという。

　Googleが公開した情報によれば、札幌市デジタル戦略推進局の北本剛氏（情報システム部システム調整課長）はこれらの取り組みを「組織内の業務効率化のみならず、地域社会と一体となった情報の共有や利活用を推進する呼び水」になるとして、行政サービスの質向上にも期待を寄せている。

　なお、札幌市の取り組みを技術面から支援した日本情報通信の関係者は、市側の強い意思とユーザー視点に立った協働の姿勢が大規模な導入の成功につながったと述べており、今後も運用の中で継続的な改善を積み重ねるとしている。

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