すると「ほとんどExcel、スプレッドシートで完結している」（51.4%）が過半数となった。「Excel、スプレッドシートをメインにBIも使っている」（30.6%）を合わせると、約8割が表計算ツールをメインに分析をしている。BI導入済み企業に絞っても、7割以上が表計算ツールをメインとしていることが分かった。

BIツール導入済み企業におけるデータ分析業務での表計算ツールの利用状況（回答数105件）

　特にExcel利用率は圧倒的で、データ分析で重要な「データの可視化」領域においては85.7%で利用されていた。BIの導入率に比例して当然BIツールの利用割合も上がるのだが、Excel利用率は8割以上と変わらないことから、BIツールを導入していてもExcelを併用する企業が多いことが読み取れる。

　ただし、企業規模別で見ると5001人を超える大企業帯においては表計算ツールを「BIをメインに補助的に使っている」（24.2%）が「ほとんどExcel、スプレッドシートで完結している」（17.7%）を上回っており、この規模帯でのデータ分析業務になるとBIツールを中心に活用しないと対応が難しくなる様子も垣間見れた。

BIとExcelどっちがメイン？　企業規模でクッキリ分かれるツール併用の実態

　データ分析業務にExcelを中心とした表計算ツールを利用する理由は何だろうか。最も多いのは「Excel、スプレッドシートの方が手軽だから」（51.3%）で、「扱うデータ量が少なく、BIを使うほどではないから」（17.0%）、「最終的なレポーティングや細かな調整はExcel、スプレッドシートの方が柔軟だから」（10.0%）が続く。

表計算ツールを使う理由（回答数230件）

　従業員規模別では、500人以下の中小企業帯で「扱うデータ量が少なく、BIを使うほどではないから」が、1001人以上の中堅・大企業帯で「最終的なレポーティングや細かな調整はExcel、スプレッドシートの方が柔軟だから」の割合が高くなる傾向が見られた。前者ではデータ量やコスト、人材が限定的になりがちな中小企業の傾向が、後者では経営層や取引先へのレポート提出に際し複雑な報告要件や体裁調整の必要性が高くなりがちな大企業の傾向が現れていると言えそうだ。

　こうした実態もあり、今後もデータ分析業務に表計算ツールを継続的に使うつもりがあるのかどうかを尋ねたところ、「Excel、スプレッドシートをメインに併用したい」（37.4%）と「BIツールをメインに併用したい」（35.2%）を合わせ7割を超える企業が併用を希望している。

併用希望が7割越え。従業員数が少なくなるにつれ“親Excel”傾向が強くなる（回答数230件）

実例に学ぶBI vs. 表計算ツールの使い分け4選

　7割超がBIツールと表計算ツールを併用している中、それらの使い分けはどのようにしているのだろうか。実例をフリーコメントで聞いたところ「使い分けできていない」という意見も多数挙がったが、それを除くと「データ量と規模」「業務の定型性」「プロセス・機能」「組織・共有範囲」の4つに大別できた。

　まず、データ量と規模による使い分けでは「データ量が少ない場合はExcel、多い場合はBI」や「BIツールは大量データの高速分析と可視化に強く、ExcelやGoogle スプレッドシートは小規模データの柔軟な集計や個人作業に適している」のように、表計算ツールの行数制限や処理速度の限界を超える場合にはBIツールを利用しているというケースだった。

　2つ目の業務の定型性は「固定化されたダッシュボードはBI。固定化が難しい流動的な分析はExcel」や「小回りの利く作業はエクセルで定型的な作業はBI」「動的に内容を変更して参照したい資料はBI」など、定型業務やダッシュボードで固定分析を行う場合はBIツール、非定型業務や単発分析、試行錯誤して傾向を導き出すときや自由に加工したい場合は表計算ツールを利用するとの意見であった。

　続いて3つ目のプロセス・機能による使い分けは「データの取得と加工はBI、ビジュアライズはExcel」や「複雑なデータや動的な可視化はBI」「データ入力と検索はBIツール、データベースはExcel」のように、工程ごとにツールを使い分けるパターンだ。

　そして4つ目は組織・共有範囲によるもので「誰が見るか」「誰が使うか」という人間関係や組織構造に基づく使い分けであった。具体的には「BIは工場指標等経営層向け。Excelは課や部等の小規模の一時まとめ等に活用」や「個人的な分析や調査はExcel。報告用途はBI」「共有する必要性と範囲」などがあった。

　以上、前編ではデータ分析業務におけるBIツールと表計算ツールの利用実態について紹介した。特にツールの併用が多いだけに、実例から見えてきた4つの使い分けパターンは自社運用の参考にしていただきたい。後編ではデータ活用に焦点を当て、成果を上げている企業とそうでない企業の違いを深堀りする。